Uma NF-e de importação é emitida quando há entrada de produtos com origem internacional. Como a pessoa/empresa que vendeu o produto não emite nota fiscal, por estar situado no exterior, é necessário preencher alguns dados adicionais que serão destacados neste artigo.

Para emitir uma nota fiscal eletrônica de importação, é necessário acessar o sistema Totalerp. Após isso, clique em NF-e > Nova NF-e.

O preenchimento da NF-e de importação é muito parecido com o preenchimento da emissão da NF-e de entrada. Abaixo, apresentaremos todos os campos obrigatórios para preenchimento.

1 – Finalidade: Esse campo define qual é o objetivo da emissão da NF-e, existem 4 opções para selecionar, são elas:

1 – NF-e Normal

2 – NF-e Complementar

3 – NF-e de Ajuste

4 – Devolução de Mercadoria

2 – Tipo de Consumidor: Selecione neste campo qual é o tipo de consumidor do(s) item(ns) informados na NF-e, existem duas opções, são elas:

• Normal: Pode ser a Pessoa Física ou Jurídica. Essa opção indica que a mercadoria que é informada na NF-e, foi adquirida para revender, para compor a fabricação de um novo produto, e etc. Ao selecionar essa opção, você está indicando que o destinatário não irá utilizar a mercadoria para consumo próprio, ou seja, ele não é o consumidor final.

• Consumidor Final: Pode ser a Pessoa Física ou Jurídica. Essa opção indica que a mercadoria que é informada na NF-e, foi adquirida para consumo próprio, por exemplo, mesa para o escritório, suprimento de informática e etc.

3 – Indicador de Presença do Comprador: Indicador de Presença do Comprador é utilizado para identificar a presença ou não do comprador no estabelecimento, selecione a mais adequada para sua situação. Existem as seguintes opções:

0 – Não se aplica (por exemplo, Nota Fiscal complementar ou de ajuste)

1 – Operação Presencial

2 – Operação não presencial, pela internet

3 – Operação não presencial, Teleatendimento

5 – Operação não presencial, fora do estabelecimento

9 – Operação não presencial, outros

4 – Tipo do Documento: Neste campo é definido se a NF-e será de Entrada ou Saída. Para essa NF-e selecione a opção 0 – Entrada.

5 – Natureza da Operação: É o campo que descreve o que está sendo feito com os produtos, no caso da NF-e de importação, é necessário criar uma nova natureza da operação (caso não tenha) com a descrição de importação de produtos, clique aqui para ter mais informações sobre o cadastro! *Recomendamos que consulte a sua assessoria contábil para realizar o cadastro.

Ainda na aba Cabeçalho, um pouco mais abaixo é apresentado o item Destinatário / Remetente, neste item é necessário inserir as informações do remetente da NF-e.

O sistema apresenta o campo Pesquisar, com o objetivo de pesquisar as pessoas cadastradas em Administrativo > Gerenciar Pessoas, vale ressaltar que o remetente informado deve ser de origem estrangeira, por isso o campo de CNPJ/CPF deve ser preenchido com zeros. Para saber mais sobre o cadastro de pessoas clique aqui.

O próximo passo é informar os produtos que serão importados, clique na aba Produtos. Nessa aba é apresentado o campo de Pesquisa de Produtos, com objetivo de pesquisar os produtos cadastrados no sistema, caso o produto não esteja cadastrado no sistema, utilize o atalho de cadastro rápido de produto através do ícone.

Após selecionar um produto é apresentado a seguinte tela:

Abaixo, serão detalhados todos os campos de Dados do Produto.

1 – Código: No campo Código é apresentado o código do produto.

2 – Descrição: No campo Descrição é apresentado a descrição do produto.

3 – NCM: Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), é um código de 8 dígitos controlado pelo Governo Federal, esse código tem como objetivo classificar os produtos. Recomendamos que entre em contato com sua assessoria contábil para identificar qual é o NCM correto para o seu produto.

4 – CEST: Código Especificador da Substituição Tributária (CEST), é um código de 7 dígitos controlado pelo Governo Federal, esse código tem como objetivo de classificar os produtos que possuem Substituição Tributária, ou seja, um NCM pode ter ou não Substituição Tributária, o CEST é quem vai identificar isso. Recomendamos que entre em contato com sua assessoria contábil para identificar qual é o CEST correto para o seu produto.

5 – EAN e EAN Tributável: European Article Number (EAN), é um código formado por uma série de barras verticais (código de barras), esse código é utilizado para identificação direta do produto. Clique aqui para saber mais informações.

6 – CFOP: Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e de Bens e da Aquisição de Serviços (CFOP), é um código de 4 dígitos controlado pelo Governo Federal, esse código tem como objetivo de definir qual é a operação que será realizada com essa NF-e. Recomendamos que entre em contato com sua assessoria contábil para identificar qual é o CFOP correto para sua operação. Para notas de importação de fora do país, o CFOP sempre deve começar pelo número 3.

7 – Código de benefício fiscal: É um código de 8 dígitos controlado pelo Governo Estadual, atualmente somente os estados do Paraná, Rio de Janeiro e Rio Grande do Sul. Esse código tem como objetivo informar o motivo do benefício fiscal. Clique aqui para ter maiores informações. Recomendamos que entre em contato com sua assessoria contábil para identificar qual é o código de benefício fiscal correto para sua operação.

8 – Unidade, valor e quantidade comercial

• Un. Comercial: Unidade Comercial, é a unidade em que o produto é comercializado pela empresa. Ex: KG, UN, LT.

• Valor Unit. Comercial: Valor Unitário Comercial, é o preço unitário do produto de acordo com a unidade comercial informada.

• Qtd. Comercial: Quantidade Comercial, é a quantidade que será comercializada do produto em questão, de acordo com a unidade comercial informada.

9 – Unidade, valor e quantidade tributável

• Un. Tributável: Unidade Tributável, é a unidade definida pelo NCM do produto.

• Valor Unit. Tributável: Valor Unitário Tributável, é o preço unitário do produto de acordo com a unidade tributável informada.

• Qtd. Tributável: Quantidade Tributável é a quantidade que será comercializada do produto em questão, de acordo com a unidade tributável informada.

10 – Cálculo do valor total

• Valor Total: Nesse campo é apresentado o valor total comercializado (Valor x Quantidade).

• Calcular Tributos: Utilize esse botão para que o sistema realize os cálculos quando há algum tipo de mudança no valor, quantidade, tributação e etc.

No item Informações Adicionais de Cálculo e Controle, apresentamos o que cada campo faz.

1 – Frete: Nesse campo é possível informar o valor do frete para o produto em específico.

2 – Seguro: Nesse campo é possível informar o valor do seguro para o produto em específico.

3 – Desconto: Nesse campo é informado o valor do desconto sobre o valor do produto.

4 – Outras Despesas: Nesse campo é informado outras despesas sobre o valor do produto.

5 – Incluir nas Bases de Cálculo os Valores de: É possível selecionar quais valores serão inseridos na base de cálculo de impostos.

6 – Opção Movimenta Estoque: É possível selecionar se a quantidade que será dado entrada, vai realizar alguma movimentação no balanço de estoque (É necessário ter o módulo Estoque).

7 – Valor do item compõe o Total da NF-e: É possível selecionar se o valor do produto irá compor o valor total da NF-e.

Os campos relacionados à tributação são preenchidos de acordo com as informações inseridas na natureza da operação, clique aqui para entender um pouco mais sobre o cadastro da natureza.

*Recomendamos que entre em contato com sua assessoria contábil para preencher os campos relacionados à tributação.

Em seguida é necessário o preenchimento das informações específicas de importação. Na aba “Dados de importação/exportação” são apresentadas algumas informações para preenchimento, lembrando que esses dados estão disponíveis na declaração de importação que você deve ter em mãos antes de emitir a nota:

1 - Imposto de Importação: É possível informar especificamente os valores tributários referentes a importação de produtos, como:

• Valor base de cálculo

• Valor despesas aduaneiras

• Valor IOF

• Valor do imposto de importação

2 - Declaração de Importação: Para a NF-e de importação é obrigatório o preenchimento de uma declaração de importação, para isso clique no botão Adicionar. Ao fazer isso é apresentada a seguinte tela:

1 - Número DI: Deve ser informado o número de um dos seguintes documentos: DI (Declaração de Importação), DSI (Declaração Simplificada de Importação), DIRE (Declaração de Importação de Remessa Expressa) ou  DUImp (Declaração Única de Importação)

2 - Data do Registro: Deve ser informada a data de registro da importação.

3 - Cod. Exportador: Aqui é informado o código do exportador em questão.

4 - UF e Data: Neste campo é informado qual o estado em que foi feito o desembaraço aduaneiro.

5 - Local: Onde foi feito o Desembaraço Aduaneiro (Exemplo: porto de Paranaguá).

6 - Dados do adquirente ou encomendante: Aqui deve ser informado o CNPJ e o estado que pertence o encomendante ou adquirente da carga. Esses campos passam a ser obrigatórios dependendo da forma de importação quanto a intermediação.

7 - Via de transporte internacional informada na DI ou DUImp: Aqui é informado o modal do transporte internacional. Vale ressaltar que caso seja selecionada a opção “Marítima” deve ser informada AFRMM - Adicional ao Frete para Renovação da Marinha Mercante

8 -  Forma de importação quanto a intermediação: Aqui deve ser informado como foi feita a importação em relação a intermediação. Deve ser selecionada uma entre as seguintes opções:

Importação por conta própria

Importação por conta e ordem

Importação por encomenda

Mais abaixo nesta mesma tela é possível inserir adições a declaração de importação.

Nela, deve ser informado o número, desconto e código do fabricante. Após isso clique no botão Adicionar (1). Com tudo preenchido na declaração, clique em Adicionar (2).

Ao preencher todos os campos de forma correta, clique no botão Adicionar Produto.

Se for necessário inserir mais produtos para a NF-e de entrada, é só repetir o processo anterior, além disso, é possível realizar outras operações que serão descritas abaixo:

1 – Produto: Nesse campo, realize a pesquisa de mais produtos para inserir na NF-e.

2 – Lista de produtos inseridos: Todas as vezes em que é adicionado um produto na NF-e, o sistema irá apresentar a lista. Através da lista é possível realizar algumas ações como:

• Editar o produto clicando no ícone, ao editar o produto, lembre-se de que ao alterar algum valor, quantidade ou informação de tributação, é necessário clicar no botão Calcular Tributos.

• Excluir o produto clicando no ícone , ao excluir o produto, ele sairá da lista de produtos que foram inseridos na NF-e.

• Aplicar a todos, ao clicar nessa ação, o sistema apresenta um modal em que é possível alterar o CFOP de todos os produtos em massa.

3 – Exportar Itens para Planilha: Ao clicar nesse botão, você irá realizar o download de uma planilha com produtos listados na NF-e.

No item Atualizar Frete:

4 – Valor do Frete: Nesse campo é possível informar o valor total do frete para a NF-e, para que seja feita a distribuição do valor entre os produtos.

5 – Tipo de Distribuição: É possível selecionar entre duas opções:

• Proporcional ao Valor do Item: Selecionando essa opção, o valor do frete será distribuído de acordo com o valor do item, ou seja, quanto maior o valor do item maior será o valor distribuído do frete.

• Proporcional ao Número de Itens: Selecionando essa opção, o valor do frete será distribuído igualmente entre todos os itens.

6 – Calcular Frete: Ao preencher os campos citados anteriormente, é necessário clicar no botão Calcular Frete para que o sistema realize a distribuição do valor entre os produtos.

No item Totais, é apresentado o total final de acordo com os produtos que estão na NF-e, dessa forma é possível validar se o que está sendo informado de tributação nos produtos está correto.

O próximo passo é clicar na aba Dados Complementares.

Na aba 1.Transporte | Documentos Ref. e no item Documentos Referenciados, é possível inserir a chave de acesso da NF-e que originou a entrada dos produtos (se houver). Existem dois botões para realizar a inserção, são eles:

• Adicionar: Através desse botão é possível inserir a chave de acesso manualmente, além disso, é possível inserir informações da Nota Fiscal e Nota Fiscal do Produtor.

• Adicionar com Leitor: Através desse botão é possível inserir a chave de acesso com o leitor de código de barras.

Ainda na aba Dados Complementares, acesse a aba 5.Informações Adicionais, é extremamente importante inserir informações sobre a entrada de mercadoria, colocar informações sobre a NF-e que originou a entrada (se houver) e etc. Através do botão Pesquisar Observações é possível inserir observações configuradas em Administrativo > Cadastros > Observações.

O próximo passo é clicar na aba Cobrança.

Se você possui o módulo Financeiro, é possível realizar a integração financeira, como essa NF-e é de Importação, ao realizar a integração, o sistema irá gerar uma nova conta a pagar assim que a NF-e autorizar. Para realizar essa parametrização na NF-e, é necessário selecionar no seguinte campo, uma das opções:

Enviar informações para o Módulo Financeiro (Conta a Pagar/Receber)?: Através das seguintes opções, é possível realizar as seguintes ações:

• Sim: Se a opção marcada foi Sim, o sistema irá apresentar mais informações para preencher para que seja possível gerar a conta a pagar no módulo Financeiro.

• Não: Se a opção marcada foi Não, o sistema não irá integrar com o módulo Financeiro.

• Faturar Depois: Ao selecionar essa opção, o sistema não irá apresentar nenhuma informação para preencher, porém, ao autorizar a NF-e, o sistema irá enviar as informações de pagamento para o módulo Financeiro no seguinte caminho Financeiro > Faturamento.

No item Forma(s) de Pagamento, é o local onde é informado a forma de pagamento, esse campo é obrigatório para preenchimento. Clique no botão Adicionar e selecione qual é a forma de pagamento.

No item Cobrança, é possível colocar a quantidade de parcelas para aparecer na DANFE e no XML.

1 – Quantidade de duplicatas: Informe a quantidade de parcelas.

2 – Frequência dos vencimentos: Informe o intervalo de vencimento, se é de 7 em 7 dias ou 30 em 30 dias.

3 – Data primeiro vencimento: Informe a data do primeiro vencimento, e a partir dessa data o sistema irá calcular de acordo com a frequência de vencimento.

4 – Atribuir arredondamento na: É possível selecionar em qual parcela será feito o arredondamento quando houver, se é na primeira ou na última parcela.

5 – Gerar Duplicata: Clique nesse botão após ter todos os campos preenchidos corretamente, dessa forma o sistema irá gerar as parcelas.

Ao concluir o preenchimento da NF-e, sugerimos seguir as seguintes ações:

1 – Salvar: Ao preencher toda a NF-e, clique no botão Salvar, dessa forma o sistema irá verificar se todos os campos obrigatórios foram preenchidos, caso tenha esquecido de algum campo obrigatório, o sistema irá alertá-lo. Caso aconteça, preencha o campo que faltou e depois clique novamente em Salvar. Dessa forma o sistema irá gerar o XML e colocar o número e série para essa NF-e, é possível visualizar na aba Cabeçalho.

2 – Pré-Visualizar DANFE: Após salvar a NF-e com sucesso, o botão de pré-visualizar é apresentado. É extremamente importante pré-visualizar a DANFE antes de transmitir, pois é possível realizar a validação e corrigir eventuais erros.

3 – Transmitir: Ao verificar que todos os dados estão corretos, clique no botão Transmitir, para que a NF-e seja enviada para o SEFAZ validar.

Ao transmitir a NF-e, é necessário aguardar o tempo de validação da NF-e no SEFAZ, para acompanhar a situação da NF-e no SEFAZ, acesse o Gerenciar NF-e.