Primeiramente os filtros, o MD-e permite que você pesquise por uma nota específica ou use de vários filtros a depender da ação que você deseja realizar com a nota, abaixo vamos explicar os principais:

1-Permitir Download - Esse filtro irá trazer apenas as NF-e que você já puder fazer o download do xml/pdf. Para que a receita libere o download é necessário que você confirme que a nota é realmente sua, por isso a nota deve ter o status Ciente da Operação, Operação Confirmada ou você deve ser o transportador/autorizado na nota para ter acesso ao xml.

2-Situação - A situação do documento identifica em qual estágio essa nota está, além de facilitar a organização das notas. Hoje temos 6 situações diferentes:

Documento sem nenhuma manifestação - é o primeiro status da nota quando ela chega em seu módulo MD-e, significa que não foi feito nada nessa nota, ela apenas foi autorizada na receita e está disponível para manifestações seguintes.

Ciente da operação, aguardando entrega - você usa esse status para identificar aquelas notas que você reconhece que são suas porém ainda não foram entregues.

Operação confirmada - indica que a nota é sua e já foi entregue.

Desconhecimento da operação - usado quando você identifica uma NF-e que não é sua, quando o fornecedor errou o CNPJ do destinatário.

Operação não realizada - é o status que identifica as notas que são suas, já deveriam ter sido entregues porém ainda não chegaram em sua posse.

Documento cancelado pelo emissor - são as notas que o emissor efetuou o cancelamento, é usado esse status para facilitar a identificação em caso o emissor faça alguma alteração na nota e não notifique o destinatário. 

3-Permite Manifestações - ao aplicar esse filtro, ele irá trazer apenas as notas que permitem a manifestação específica marcada na listagem. 

1 - Gerar conta a pagar no financeiro : é possível criar uma nova conta a pagar referente à nota fiscal recebida sem depender de entrada no estoque ou outro fluxo. Ele tem integração com o parcelamento informado nas duplicatas da nota se os mesmos tiverem sido preenchidos pelo emitente, facilitando a criação das contas. 

Dentro da tela apresentada você consegue mudar o favorecido da conta, caso haja necessidade, adicionar históricos, plano de contas, centro de custos e outros dados adicionais para a conta.

2 - Download de xml/pdf : é importante que a nota fiscal tenha um dos status que permitem o download dos arquivos, como comentado anteriormente nos filtros, apenas os status Ciente da operação, Operação confirmada e caso seu CNPJ seja o transportador ou autorizado a ver o xml da nota essas opções estarão habilitadas. Nesse botão você pode fazer tanto o download do xml (arquivo eletrônico da nota fiscal) quanto o PDF com o layout do Totalerp, montado a partir do arquivo xml.

3 - Manifestações : esse botão permite que você faça a manifestação necessária para sua nota. Cada uma das ações devem seguir as regras comentadas acima para as situações da nota. Alterar esses status pode mudar a forma como outros botões estão apresentados, como o botão para imprimir xml/pdf e de gerar conta no financeiro.

Para facilitar a visualização, o sistema separa as situações por cores, a descrição pode ser identificada na legenda ou ao passar o mouse por cima da bolinha na linha da nota. Também é possível ver uma breve descrição de cada situação no tooltip ao lado do nome da coluna.

As notas no MD-e tem disponibilidade por tempo limitado conforme regra estabelecida pela Receita, elas podem ser consultadas em até 180 dias após sua emissão. O indicador de disponibilidade serve para identificar quando essa nota deixará de ter os documentos a serem baixados (xml e pdf) disponíveis.

O recurso de consulta de NF-e pela chave pode ser usado para recepcionar notas emitidas antes do recurso ser contratado ou muito antigas que não estão na listagem do sistema. Basta inserir a chave de acesso e clicar em Consultar NF-e como na imagem abaixo. As informações de emitente, data de emissão, número da nota aparecerão em tela. A partir disso você poderá inseri-la em seu sistema clicando em Importar NF-e, caso queira descartar a nota e fazer uma nova consulta, clique em Limpar NF-e.