AO REALIZAR UMA ENTRADA DE PRODUTOS

Para realizar uma entrada de produto, primeiro acessamos Estoque>Entrada>Nova Entrada de acordo com a imagem abaixo:

Após isso você será direcionado para a tela de nova entrada de produtos, nela deve ser informado o XML da NF-e correspondente à compra de produtos de seu fornecedor clicando no botão Importar dados de arquivo XML na aba de Dados da Entrada.

Ao clicar no botão, será aberta uma janela para selecionar o XML a ser importado, para fazer isso vá até Selecionar Arquivo e após escolher o XML em seu computador e em seguida clique em Enviar Arquivo como mostra a imagem abaixo:

Com isso será apresentada a tela de importação de produtos, onde nos é apresentado algumas informações importantes.

1. Status: Em status é apresentada a situação do produto a ser importado referente ao seu estoque, sendo sinalizada pelas seguintes cores:

1. Vermelho / Produto não encontrado no estoque: Quando o produto importado não corresponde a nenhum produto de seu estoque será apresentada a cor vermelha, sinalizando que esse produto deve ser criado em seu estoque ou vinculado a um já existente.

2. Verde / Produto utilizado em outra entrada como indicado: Quando o produto em questão já foi utilizado em outras entradas e devido a isso, o sistema já fez a vinculação automaticamente, será apresentada a cor verde.

3. Azul / Resolvido - Produto selecionado pelo usuário: Quando o produto não estava vinculado e o problema foi resolvido por uma ação manual, como o cadastro do produto ou vinculando ele a um já existente no sistema, ele apresentará a cor azul.

4. Amarelo / Produto encontrado no estoque pelo EAN: A cor amarela será apresentada quando o produto é automaticamente vinculado a outro de seu estoque pois apresentam o mesmo EAN/GTIN.

2. Ações: De acordo com o status apresentado pelo produto, pode ser necessário realizar alguma ação para poder importá-lo no sistema. Para isso, estão disponíveis dois botões de ações para isso. Sendo eles:

1. Buscar Produto: Ao clicar em Buscar Produto será apresentada uma janela onde é possível pesquisar os produtos no Totalerp e selecionar o que corresponde ao produto comprado.

2. Cadastro Rápido de Produto: Caso o produto não tenha nenhum correspondente em seu sistema, você pode cadastrar rapidamente utilizando o botão de Cadastro Rápido de produto.

3. Informações dos produtos pelo fornecedor: Aqui serão apresentadas as informações do produto (Código, Descrição, NCM e EAN) do fornecedor de acordo com o descrito no XML.

4. Informações correspondentes do produto no sistema: Se já foi feita a vinculação do produto, será apresentada as informações do mesmo de acordo com o cadastro dele em seu estoque.

Com todos os produtos vinculados corretamente, clique no botão Importar para realizar a importação.

Com os produtos importados, pode-se acessar a aba Produtos em sua Entrada, onde será apresentado os itens importados. Caso o produto não tenha nenhuma conversão cadastrada em seu sistema para esse fornecedor, pode se clicar no botão para cadastrar a conversão assim como mostra a imagem abaixo:

Com isso será apresentada a tela de Cadastro de Conversões, onde deve-se informar quanto da unidade usada no seu estoque equivale a que está sendo importada, para fazer isso preencha o campo sinalizado na imagem abaixo. Em seguida clique no botão salvar.

No exemplo acima, a conversão diz que 1 quilo do produto do meu fornecedor equivale a 5 unidades do mesmo produto usado em meu estoque. Dessa forma, se eu comprei 10 quilos do produto, o sistema dará entrada em 50 unidades.

Após cadastrada a conversão, ela será selecionada automaticamente para esse produto e fornecedor específico.

Ainda é possível retirar a conversão clicando no botão ou alterá-la clicando em sinalizados na imagem abaixo.

Com isso a conversão de unidades já foi feita e é possível dar andamento na entrada da nota normalmente, para saber mais sobre como realizar uma entrada de produtos clique aqui.

CONVERSÃO NO CADASTRO DO PRODUTO

Outra forma de cadastrar uma conversão de unidade de produto é através do próprio cadastro de produto. Caso você deseje cadastrar um novo produto acesse  Estoque>Novo Produto e caso seu produto já esteja cadastrado no sistema acesse Estoque>Gerenciar Produtos e em seguida localize seu produto através dos filtros e clique no botão para editar seu cadastro. Para saber mais sobre a utilização dos filtros clique aqui.

Após isso você será transportado para a tela de cadastro de produtos onde se encontram os dados do produto em específico. Para saber mais especificamente sobre o cadastro de produtos clique aqui.

Para cadastrar uma conversão de unidade é necessário ter preenchido pelo menos a Unidade de medida (dentro do cadastro do produto nos campos na parte de cima da tela, junto de código do produto, descrição e NCM). Feito isso, acesse a aba Estoque e clique no botão Nova Conversão mostrado abaixo:

Com isso serão alguns campos para preenchermos sobre a conversão de unidades

1. Excluir conversão: Ao clicar no botão a conversão será excluída do cadastro deste produto.

2. Fornecedor: No campo fornecedor deve ser informado para qual fornecedor essa conversão se aplica. Vale ressaltar que um produto pode ter várias conversões para fornecedores diferentes, porém cada linha de conversão vale apenas para o fornecedor informado neste campo.

3. Unidade: Neste campo se informa a unidade que o fornecedor vende o produto, como ele chega nas notas fiscais. Para saber mais sobre o cadastro de unidade clique aqui.

4. Fator de conversão: Aqui deve-se indicar quantas unidades do produto em seus sistema correspondem a uma da unidade usada por seu fornecedor..

Um exemplo de cadastro:

O fornecedor Import’s me vende o produto Arroz em quilos (KG), porém no meu sistema, eu trabalho com sacos (SC) de arroz. Dentro do meu cadastro de arroz no sistema, eu informo o meu fornecedor Import’s no campo de Fornecedor (1), no campo Unidade (2) eu seleciono a opção KG e o meu Fator de Conversão (3) será 0,200, pois defini que cada saco de arroz que vendo tem em torno de 5 quilos. Dessa forma, a cada 5 quilos que meu fornecedor me vender, eu tenho 1 saco de arroz.

Com isso preenchido, basta salvar o produto e realizar a sincronização, clique aqui para saber mais sobre sincronização de produtos.