No Nova Entrada, é possível realizar a entrada de produtos por XML ou manualmente com os dados da DANFE. Será realizada a movimentação do estoque e também é possível realizar a integração com o módulo Financeiro, gerando assim uma conta a pagar referente a essa compra.

Neste tutorial iremos realizar a entrada de produtos por XML.

No primeiro estágio, clique na opção Importar dados de arquivo XML

No terceiro estágio, na aba dados de entrada o sistema irá preencher automaticamente alguns campos conforme o XML.

Na aba Dados de Entrada, o sistema irá importar e preencher automaticamente do arquivo xml da nota as seguintes informações:

1 - Natureza da operação: Neste campo é possível selecionar uma natureza da operação. No TotalERP a natureza de operação irá preencher os campos de imposto do produto de acordo com o cadastro realizado. Para cadastro de Natureza de Operação clique aqui.

2 - Modelo: Esse campo permite a seleção do modelo de nota fiscal a ser registrado no sistema, podem ser selecionadas as opções de NF-e (modelo 55, a nota eletrônica mais comum), Nota Fiscal (esse é o modelo apenas em papel da nota, que não possui uma chave de acesso) ou a Nota do Produtor (também um modelo apenas impresso da Nota Fiscal do Produtor Rural).

3 - Tipo de entrada: Nesse campo, temos a lista com os tipos de entrada diferentes que podem ser selecionados para a entrada, como são apenas campos gerenciais, eles serão utilizados apenas nos relatórios de movimentação de estoque. É possível selecionar opções como Entrada Normal, Entrada Interna, Entrada por Composição, etc.

4 - Pedido: Esse é o campo onde é informado o número do pedido do fornecedor.

5 - Número Ordem de Compra: Neste campo é possível informar o número da ordem de compra interna feita para o seu fornecedor.

6 - Data de Entrada: Neste campo é possível informar a data e horário da entrada do produto em seu estoque.

7 - Série: Neste campo é possível inserir o número de série da NF-e localizado na parte de cima da nota.

8 - Número: Neste campo é possível inserir o número da NF-e também localizado junto da série, na parte de cima da nota.

9 - Chave (NF-e): Neste campo é possível inserir o número da chave de acesso da NF-e, a chave de acesso é o número de 44 dígitos no canto superior direito da nota.

10 - Data de Emissão: Neste campo é apresentado a data da emissão da nota.

No item Fornecedor, são apresentadas as informações do fornecedor conforme o XML importado, caso o mesmo fornecedor ainda não esteja cadastrado em seu sistema, o Totalerp irá fazer o cadastro do mesmo no momento de atualização dessa entrada.

1 - Pesquisa: Neste campo é possível realizar a pesquisa do seu fornecedor já cadastrado no sistema através do CNPJ/CPF, Nome, Razão Social ou Nome Fantasia.

2 - : Ao clicar nesse ícone, é possível realizar a pesquisa de todas as pessoas cadastradas no sistema.

3 - : Ao clicar nesse ícone, é possível realizar um cadastro de pessoa (fornecedor).

4 - Razão Social / Nome, CNPJ / CPF:  Nestes campos são apresentados o nome ou razão social do seu fornecedor e o número do documento (CPF ou CNPJ).

5 - Inscrição Estadual, Município, UF: Nestes campos são apresentadas a inscrição estadual da empresa fornecedora (caso tenha) e o município e estado do seu fornecedor

Na aba Produtos, no item Pesquisar / Editar Itens, são apresentados os produtos contidos no XML e é possível realizar a pesquisa de produtos cadastrados ou realizar o cadastro rápido de novos produtos.

1 - Pesquisar produto: Neste campo é possível realizar a pesquisa de produtos  já cadastrados no sistema através da descrição, código ou código EAN do produto. Ao selecionar a opção de “Pesquisa exata”, a pesquisa só poderá ser realizada com a informação completa do produto (descrição completa, EAN completo ou código completo).

2 - : Ao clicar nesse ícone, é possível realizar a pesquisa de todos os produtos cadastrados no sistema.

3 - : Ao clicar nesse ícone, é possível realizar um cadastro rápido de produto.

4 - Ações: Nesta coluna é possível editar as informações da entrada do produto (alterar quantidade, valor unitário, impostos, frete, aplicar desconto, etc) ou alterar o cadastro do produto relacionado através do ícone , ou excluir o produto da entrada através do ícone .

5 - Status: é apresentado a informação se o produto já foi realizado vínculo com algum produto cadastrado no sistema ou não. Existem as seguintes opções:

• Produto não encontrado no estoque: Neste caso o sistema não encontrou vínculo (pelo código do fornecedor) do produto que está sendo importado com algum produto já cadastrado no sistema. A primeira vez que é realizada essa importação (deste produto e deste fornecedor) é necessário realizar o vínculo manualmente, nas próximas importações o sistema já irá reconhecer e realizar o vínculo automaticamente.

• Produto utilizado em outra entrada como indicado: Ao apresentar esse status, não será necessário realizar nenhum vínculo, pois o sistema já identificou que anteriormente em outra entrada foi realizado o vínculo do produto, então desta vez o sistema realizou o vínculo automaticamente.

• Resolvido - produto selecionado pelo usuário: Este status é apresentado quando o usuário realizou o vínculo do produto manualmente.

• Produto encontrado no estoque pelo EAN: Ao apresentar esse status, não será necessário realizar nenhum vínculo, pois o sistema já identificou que existe um produto em seu estoque com o mesmo código EAN, então desta vez o sistema realizou o vínculo automaticamente.

6 - CFOP: Neste campo é necessário preencher o CFOP utilizado para a entrada do produto. Ao clicar no ícone , o mesmo CFOP é aplicado a todos os produtos da lista. CFOP refere-se a abreviação de Código Fiscal de Operações e Prestações.

7 - Informações Fornecedor: Neste campo são apresentadas as informações do produto proveniente do fornecedor como: a unidade(UN), o valor total do produto (Vl. Prod.) e quantidade

8 - Informações do produto no estoque: Nestes campos são apresentadas as seguintes informações do produto que está sendo dado a entrada: código, descrição, unidade, quantidade, valor unitário

Realizar Vínculo dos produtos

Ainda na aba produtos, na coluna Ações, é possível realizar as seguintes ações:

• Realizar a pesquisa do produto cadastrado que seja correspondente ao produto contido nesta nota através do ícone .

• Realizar o cadastro rápido do produto contido na nota através do ícone .

Caso o produto desta nota (XML) já exista em seu estoque, porém tenha sido dado entrada com nota de algum outro fornecedor ou com EAN diferente, o sistema irá apresentar o status “Produto não encontrado no estoque”, porém não é necessário realizar o cadastro novamente do produto, neste caso pode-se vincular manualmente o produto que está entrando com o produto já existente em seu estoque.

Para realizar o vínculo dos produtos passe o mouse em cima das três barrinhas, em seguida clique no botão Procurar produto no estoque 

Então será aberto uma modal onde será necessário realizar a pesquisa do produto que será vinculado. Ao encontrar o produto clique no ícone  para que o vínculo seja realizado.

Caso o produto desta nota (XML) não exista ainda em seu estoque, será necessário realizar o cadastro rápido do produto clicando no ícone , em seguida, após realizar o cadastro, será necessário vincular o produto da nota com o produto recém cadastrado, para isso basta seguir as orientações apresentadas no link.

Observação: É muito importante realizar a conversão, pois senão o sistema pode realizar a movimentação do estoque incorretamente, no caso acima, será dada a entrada de 1 unidade para cada 1 caixa de meu fornecedor apenas caso a conversão não seja realizada, sendo que o correto seria a entrada em 12 unidades no meu estoque para cada 1 caixa de meu fornecedor.

No item Atualizar Frete, temos as seguintes informações:

1 - Modalidade do frete -  é possível selecionar qual é a modalidade do frete, existem as seguintes opções:

• 0 - Contratação do Frete por conta do Remetente (CIF)

• 1 - Contratação do Frete por conta do Destinatário (FOB)

• 2 - Contratação do Frete por conta de Terceiros

• 3 - Transporte Próprio por conta do Remetente

• 4 - Transporte Próprio por conta do Destinatário

• 9 - Sem Ocorrência de Transporte

2 - Valor do Frete: Neste campo é possível inserir o valor de frete.

3 - Tipo de Distribuição: Neste campo é possível selecionar se o valor será aplicado proporcional ao valor do item ou proporcional ao número de itens.

4 - Calcular Distribuição do Frete: Ao informar o valor de frete, clique neste botão para que o valor de frete seja calculado.

No item Totais, são apresentados os valores totais de impostos, descontos, seguro, frete, quantidade de produtos (conforme a quantidade informada pelo fornecedor), etc.

Integração Financeira

Na aba Cobrança, será necessário o preenchimento apenas se houver integração com o módulo financeiro, para a geração de contas a pagar referentes a essa entrada de produtos. Caso seja selecionada a opção “Não” ou a opção “Faturar Depois” não será necessário o preenchimento.

Caso tenha sido selecionado a opção de enviar informações para o módulo financeiro SIM, serão apresentados mais alguns campos para preenchimento.

No item Selecione o Perfil Financeiro, é possível selecionar um perfil financeiro já cadastrado no sistema. O perfil financeiro é uma configuração pré definida para facilitar o preenchimento de certas informações, como por exemplo, histórico, plano de contas, tipo de conta, centro de custo, lembretes por e-mail, etc.

O Perfil Financeiro pode ser cadastrado em Administrativo > Cadastros > Perfil Financeiro.

No item Projetar Parcelamento, é possível gerar a(s) parcela(s) e criar a(s) conta(s) que serão apresentadas no módulo Financeiro. Serão apresentados os seguintes campos para preenchimento:

1 - Descrição: Neste campo é possível informar uma descrição para a conta que será gerada. Caso não seja alterado este campo, a conta será apresentada com a série e número da NF-e e o mês de referência de vencimento (ou conforme o que for selecionado no campo Incremento do campo Descrição).

2 - Quantidade de Parcelas: Neste campo é necessário informar a quantidade de parcelas, ou seja, quantidade de contas a serem geradas.

3 - Frequência dos Vencimentos: Neste campo é necessário informar qual será o intervalo do vencimento entre uma parcela e outra. Observação: Caso seja informado “0” haverá um vencimento por mês, e o vencimento será sempre no mesmo dia em que o primeiro vencimento, porém no mês subsequente (Exemplo: 3 parcelas - 1º vencimento: 05/01/2021, 2º vencimento: 05/02/2021, 3º vencimento: 05/03/2021).

4 - Forma de Pagamento: Neste campo é possível informar a forma que foi ou será realizado o pagamento.

5 - Data Primeiro Vencimento: Neste campo é possível informar a data do primeiro vencimento da(s) parcela(s).

6 - Atribuir Arredondamento na: Neste campo é possível selecionar se o arredondamento de valor será na Primeira Parcela ou na Última Parcela.

7 - Incremento do campo Título/Documento: Neste campo é possível selecionar se o campo Título/Documento será poderá ser composto somente por letras, somente por números ou incremental (letras e números).

8 - Incremento do campo Descrição: Neste campo é possível selecionar como o campo de Descrição será composto.

9 - Gerar Parcelas : Após realizar o preenchimento de todos os campos necessários para a geração da conta, clique neste botão para que as parcelas sejam geradas e apresentadas.

10 - Adicionar Parcela: Caso as parcelas tenham sido geradas, e seja necessário adicionar mais alguma parcela, será possível clicar neste botão para que o acréscimo de parcela seja realizado.

No item Informações Adicionais, é possível incluir alguma observação em relação a entrada que está sendo realizada, a observação será apresentada na conta gerada no financeiro.

No item Informações Gerenciais / Contábeis, é possível inserir as seguintes informações para a geração da conta no financeiro:

1 - Plano de Contas: Neste campo é possível realizar a pesquisa por planos de contas cadastrados e inseri-lo na conta que está sendo gerada. A pesquisa é feita através do ícone . Para remover plano de contas selecionado, clique no ícone .

2 - Histórico: Neste campo é possível selecionar um histórico para a conta que está sendo gerada, como por exemplo, materiais de consumo, pagamento a fornecedores, etc.

3 - Tipo Conta: Neste campo é possível selecionar o tipo de conta que está sendo gerada, como por exemplo, passivo, despesa, etc.

Para adicionar um Centro de Custo na conta que será gerada, clique no botão Adicionar Centro de Custos (Rateio).

Ao clicar no botão Adicionar Centro de Custos (Rateio), será possível realizar as seguintes opções:

1 - Remover: Ao clicar no ícone , é possível remover o centro de custo.

2 - Centro de Custo: Neste campo é possível selecionar a qual centro de custo irá pertencer essa conta que será gerada, como por exemplo, Estoque.

3 - Percentual: Neste campo é possível informar qual o percentual que esta conta que está sendo gerada significará para aquele centro de custo. Por exemplo, pode ser incluído 2 centros de custos, 50% Comercial e 50% Estoque ou 70% Comercial e 30% Estoque, 100% Estoque, e assim por diante. A porcentagem é definida conforme a sua preferência.

4 - Valor: Neste campo é apresentado o valor da compra, conforme a porcentagem informada no campo 3.

5 - Valor Cobrado, Soma Rateio e Diferença: Nestes campos são apresentados os totais de valores.

No item Lembretes e Envios por E-mail, é possível deixar pré-configurado o envio de e-mail para você selecionando a opção Lembrar-me. Ao selecionar esta opção, é possível informar a quantidade de dias antes do vencimento, e para qual e-mail o sistema irá enviar um lembrete referente a essa conta que está sendo gerada, informando que ela está para vencer (caso o pagamento não tenha sido à vista).

Após realizar o preenchimento necessário, clique em Salvar, para que a entrada seja salva. 

Ao clicar no botão Salvar, será habilitado o botão Atualizar Entrada.

Importante: A atualização da entrada é um processo necessário a ser realizado, pois a movimentação do estoque e a geração das contas no financeiro só serão realizadas após a atualização.

Caso tenha clicado no botão Salvar e voltar, ainda será possível atualizar a entrada através do módulo Estoque > Entrada > Atualizar Entradas.

Após realizar a atualização da entrada, será necessário realizar a sincronização dos produtos, para que as informações sejam replicadas para os demais módulos. Para verificar como realizar a sincronização de produtos, clique aqui.