Como realizar a alteração dos dados cadastrais e configurar a sua empresa
Para acessar o vídeo completo referente ao módulo administrativo clique no botão abaixo:
Caso deseje um passo a passo descritivo sobre alteração e configuração de dados cadastrais, siga as orientações abaixo:
Minha Empresa
No Minha Empresa, é apresentado as informações referente a sua empresa, ou seja, os dados principais como CNPJ, razão social, nome fantasia, endereço e etc. Além disso, é possível realizar configurações no sistema através deste submódulo.
Na aba Dados Principais, no item Informações da empresa, é apresentado os dados cadastrais da sua empresa. É importante ressaltar que esses dados serão encaminhados para a autorização dos documentos fiscais no sistema, portanto, é extremamente importante mantê-los atualizados.
Observação: Os campos marcados com * (asterisco) são de preenchimento obrigatório.
1 - CNPJ: Neste campo é apresentado o CNPJ da sua empresa. Esse campo não é possível alterar.
2 - Razão Social: Neste campo é apresentado a Razão Social da sua empresa.
3 - Nome Fantasia: Neste campo é apresentado o Nome Fantasia da sua empresa.
4 - Inscrição Estadual; Inscrição Municipal; SUFRAMA; CNAE
Inscrição Estadual: Neste campo é apresentado a Inscrição Estadual da sua empresa. É importante ressaltar que este campo deve ser preenchido para emissão de documentos fiscais como: NF-e, CT-e e MDF-e.
Inscrição Municipal: Neste campo é apresentado a Inscrição Municipal da sua empresa. É importante ressaltar que este campo deve ser preenchido para emissão de NFS-e.
SUFRAMA: Neste campo é apresentado o PIN da Superintendência da Zona Franca de Manaus referente a sua empresa (caso possua).
CNAE: Nesse campo é apresentado a Classificação Nacional de Atividades Econômicas da sua empresa (O CNAE serve para determinar a área de atuação da atividade empresarial, ou seja, é um código que atribui um conjunto de atividades desempenhadas pelo Empresário).
6 - E-mail da Empresa: Neste campo é apresentado o e-mail da sua empresa. Ao marcar a opção abaixo ‘Envio automático de XML para este e-mail’, todos os XMLs de documentos fiscais autorizados serão enviados automaticamente a este e-mail.
7 - E-mail de cobrança: Neste campo é apresentado o e-mail para recebimento de boletos de cobrança referente ao contrato com o sistema TotalERP.
Contrato da Empresa
1 - Fone: Neste campo é apresentado o telefone da sua empresa.
2 - Representante Legal: Neste campo é apresentado o nome do responsável pela empresa. É, portanto, o nome da pessoa que possui o nome no contrato social da empresa, seja como dono, sócio ou sócio administrativo.
3 - E-mail Comercial: Neste campo é apresentado o e-mail comercial da sua empresa. Ao marcar a opção abaixo ‘Envio automático de XML para este e-mail’, todos os XML de documentos fiscais autorizados serão enviados automaticamente a este e-mail.
4 - E-mail do Contador: Neste campo é apresentado o e-mail do contador da sua empresa, podendo ser cadastrado mais de um e-mail. Ao marcar a opção abaixo ‘Envio automático de XML para este e-mail’, todos os XML de documentos fiscais autorizados serão enviados automaticamente a este(s) e-mail(s).
Logotipo da Empresa
Formato .PNG ou .JPG.
Dimensão máxima da imagem 800px de largura e 600px de altura
Tamanho máximo do arquivo 500kb
1 - Selecionar arquivo: Ao clicar nesta opção, será possível selecionar o arquivo do Logotipo da sua empresa para importação no sistema.
2 - Requisitos e observações do arquivo: Neste campo são exibidos os requisitos e observações que o arquivo deve atender para ser importado no sistema (listados acima).
I.E. do Substituto Tributário
1 - IE Subs. Trib.: Neste campo preencha o número da inscrição estadual referente ao outro estado.
2 - UF: Neste campo selecione a qual estado pertence a Inscrição Estadual informada no campo 1.
Ainda na aba de Dados Principais, após ter preenchido todos os campos necessários, clique em Salvar.
Informações Tributárias
CRT (Código de Regime Tributário): Neste campo será possível selecionar qual é o código CRT da sua empresa. É importante ressaltar que este campo é de preenchimento obrigatório para emissão de NF-e e NFS-e. Existem as seguintes opções:
1 - Simples Nacional
2 - Simples Nacional - excesso de sublimite de receita bruta
3 - Regime Normal
RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas): Neste campo deve-se preencher o RNTRC caso se encaixe em uma destas categorias:
Transportador Autônomo de Cargas - TAC
Empresa de Transporte Rodoviário de Cargas - ETC
Cooperativa de Transporte Rodoviário de Cargas – CTC
Configurações
Observação: As configurações serão exibidas conforme os módulos contratados.
No item Geral, são apresentadas configurações relacionadas à pesquisa de produtos, a divulgação de tributação de produtos e serviços aos clientes e ao cadastro de pessoas.
1 - Pesquisa exata por Código/EAN: Ao selecionar esta opção, ficará habilitada a pesquisa de produtos apenas pelo código ou EAN (código de barras) específico informado. Dessa forma, o sistema não listará opções compatíveis, apenas o que for informado.
2 - Informar Lei Transparência: Ao selecionar esta opção, ficará habilitado a Lei Transparência em documentos fiscais. A Lei Transparência tem como objetivo esclarecer aos clientes o custo tributário incidente sobre os produtos e serviços.
3 - Telefone é obrigatório: Ao selecionar esta opção, toda vez que for realizar um novo cadastro de pessoa será obrigatório informar o telefone. Deve-se atualizar todos os cadastros de pessoas que não possuem telefone para evitar possíveis problemas.
4 - Replicar clientes entre filiais: Essa opção só será apresentada nas empresas que são filiais ou matriz no sistema TotalERP. Ao selecionar essa opção, toda vez que for cadastrado um novo cliente na Matriz, o cadastro será replicado também para as filiais.
5 - Hierarquização de pessoa: Ao selecionar esta opção, haverá uma separação das informações dos usuários. Exemplo: Temos o gerente de vendas que está no grupo Administrador, e temos 2 vendedores que estão em um grupo abaixo, no grupo de vendedores, nesse caso um vendedor não conseguirá visualizar os clientes que o outro vendedor cadastrou e vice-versa, porém o gerente conseguirá realizar a consulta de todos os clientes cadastrados, por estar em grupo superior.
NF-e
1 - Modalidade do Frete: Neste campo é possível deixar pré configurado qual será a modalidade de frete para emissão da NF-e, ou seja, quem será o responsável pelo pagamento do frete. É válido ressaltar que é uma pré-configuração, podendo ser alterado no momento da emissão da NF-e. Existem as seguintes opções:
0 - Contratação do Frete por conta do Remetente (CIF)
1 - Contratação do Frete por conta do Destinatário (FOB)
2 - Contratação do Frete por conta de Terceiros
3 - Transporte Próprio por conta do Remetente
4 - Transporte Próprio por conta do Destinatário
9 - Sem Ocorrência de Transporte
2 - Apresentar nome de vendedor(a) na DANFE: Ao selecionar esta opção, ao emitir uma NF-e o nome do vendedor(a) irá aparecer na impressão da NF-e.
3 - Apresentar a unidade tributável na DANFE: Ao selecionar esta opção, as informações da unidade tributável e a conversão da unidade dos produtos serão exibidas na DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
4 - Incluir Volume Automaticamente na NF-e: Ao marcar essa opção, quando for inserido um produto na NF-e, os valores de "Peso Bruto" e "Peso Líquido" do mesmo serão adicionados ao "Volume" da nota de forma automática.
5 - CNPJ do Intermediador da Transação: Neste campo será possível inserir o CNPJ do Intermediador. O intermediador refere-se a alguma empresa/pessoa terceira envolvida na operação/comercialização.
6 - Identificador cadastrado no intermediador: Neste campo será possível inserir o nome do Intermediador. O intermediador refere-se a alguma empresa/pessoa terceira envolvida na operação/comercialização.
NFC-e
1 - CSC: Neste campo é apresentado o Código de Segurança do Contribuinte da sua empresa. É importante ressaltar que este campo é de preenchimento obrigatório para emissão de NFC-e.
2 - Identificador do CSC (Id Token): Neste campo é apresentado o Id Token (Senha) referente ao código CSC. É importante ressaltar que este campo é de preenchimento obrigatório para emissão de NFC-e.
CT-e
1 - Remover notas ao alterar Remetente ou Destinatário: Ao deixar marcado essa opção, quando for alterado dados de destinatário ou remetente, serão removidas NF-e adicionadas no CT-e
NFS-e
1 - CRT (Código de Regime Tributário), Regime Tributário, Regime Tributário Especial: Estes campos são de preenchimento obrigatório e recomendamos sempre a verificar essas informações com a contabilidade, pois referem-se a informações fiscais da empresa.
2 - Incentivador Cultural? Neste campo é possível selecionar se a sua empresa se enquadra como Incentivador Cultural, caso não saiba, recomendamos consultar essa informação com a sua contabilidade.
3 - Incentivo fiscal?: Neste campo é possível selecionar se a sua empresa recebe incentivo fiscal ou não da prefeitura.
4 - Mostrar alíquota lei da transparência?: Neste campo é possível selecionar se será exibido a informação de alíquota na NFS-e. A Lei da Transparência tem como objetivo esclarecer aos clientes o custo tributário incidente sobre os produtos e serviços.
5 - Alíquota única: Neste campo é apresentado a alíquota utilizada para cálculo da Lei da Transparência.
6 - Login e Senha: Em alguns casos, de algumas prefeituras, será necessário preencher nesses campos o login e senha utilizados para acessar o portal da prefeitura do município. Para saber quais municípios necessitam dessas informações, consulte um de nossos atendentes de suporte do sistema TotalERP.
7 - Lote Inicial RPS, Série Inicial RPS, Número Inicial RPS: Estes campos serão de preenchimento obrigatório. Para saber quais informações devem ser preenchidas nestes campos, consulte um de nossos atendentes de suporte do sistema TotalERP.
No item Integração Elotech - NFS-e para Ponta Grossa, é exibido uma configuração para preenchimento apenas para emissores de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica do município de Ponta Grossa/PR.
Para emissor de NFS-e de Ponta Grossa, é necessário o preenchimento da Senha para utilização WebService.
Comercial
1 - Tipo padrão de reserva: O tipo padrão de reserva define como o sistema irá utilizar o recurso da reserva de produtos. São as opções:
Não usar reserva: Ao selecionar essa opção, não será habilitada a opção de utilizar reserva de produtos no estoque ao gerar uma nova venda.
Reserva com preenchimento de data obrigatório: Ao selecionar essa opção, gerar uma nova venda e realizar a reserva de produtos no estoque, será necessário inserir uma data limite para que o produto permaneça reservado no estoque. Observação: Caso tenha passado a data informada de limite de reserva e a venda não tenha sido fechada, o produto voltará a ficar disponível no estoque para venda.
Reserva sem preenchimento de data obrigatório: Ao selecionar essa opção, gerar uma nova venda e realizar a reserva de produtos no estoque, será possível mas não obrigatório inserir uma data limite para que o produto permaneça reservado no estoque. Observação: Caso não tenha sido informado uma data limite de reserva para o produto e a venda não tenha sido fechada, o produto permanecerá reservado até que a reserva seja removida ou a venda seja fechada.
2 - Tipo padrão de desconto: O tipo padrão de desconto define qual o tipo de desconto será
adicionado nos produtos da venda de forma automática. São as opções:
Desconto: Ao selecionar essa opção, a opção de desconto padrão a ser aplicado nas vendas será um desconto, onde ao aplicar o desconto desejado será alterado o valor unitário do produto/serviço na venda, sem que o cliente saiba que foi aplicado um desconto para aquele(s) produto(s) e/ou serviço(s).
Desconto Destacado: Ao selecionar essa opção, a opção de desconto padrão a ser aplicado nas vendas será um desconto destacado, onde ao aplicar um desconto desejado o valor unitário do produto/serviço não será alterado e será apresentado ao cliente o valor de desconto que está sendo aplicado.
3 - Agrupar itens na venda: Ao selecionar essa opção, os itens inseridos na venda serão agrupados e suas quantidades somadas.
5 - Apresentar painel de Informações Adicionais: Ao marcar essa opção, o sistema irá passar a apresentar o painel de Informações Adicionais na venda, como placa, motorista, acessório, descrição.
7 - Adicionar o item no início da venda: Marcando essa opção, sempre que adicionado um item na venda o mesmo será incluído no início da lista.
9 - Filtro de considerar frete marcado por padrão: Ao selecionar essa opção, o filtro de frete, no Gerenciar Vendas, ficará marcado por padrão para consultas de vendas com frete informado.
11 - Bloquear Inserção de produtos sem estoque: Ao marcar essa opção, os produtos com estoque zerado ou negativo, não ficarão disponíveis para inserção na venda.
Compras
Usar o código do fornecedor: Ao selecionar essa opção, o sistema irá inserir o código do fornecedor no documento de ordem de compra que será encaminhado ao fornecedor, ao invés de informar o código do produto utilizado no sistema TotalERP. Observação: Caso o produto inserido na ordem de compra não tenha código de fornecedor informado no cadastro, o mesmo não poderá ser inserido na ordem de compra, a não ser que a opção de utilizar o código do fornecedor seja desmarcada. Essa opção poderá ser desmarcada diretamente ao gerar uma nova ordem de compra.
Controle de Produção
1 - Modelo lote: Neste campo é possível selecionar qual será o modelo de descrição para os lotes produzidos. Existem as seguintes opções:
Ano + Mês + Sequencial
Campos Aberto (4 dígitos) + Ano + Mês + Sequencial
Cód. Produto (5 últimos dígitos) + Ano + Mês + Sequencial
Campo Aberto
2 - Período Pesquisa: Neste campo é possível selecionar qual será o modo padrão de pesquisa. Existem as seguintes opções:
Diário
Semanal
Mensal
3 - Capacidade de produção: Neste campo é possível selecionar qual será a capacidade produtiva de sua empresa em determinado período de tempo. Existem as seguintes opções:
Por Minuto: Refere-se a quantidade de unidades que saem da linha de produção por minuto.
Por Hora: Refere-se a quantidade de unidades que saem da linha de produção por hora.
4 - Bloqueio horário?: Neste campo é possível selecionar se terá algum bloqueio de horário e/ou dia para realização de uma Ordem de Produção. Existem as seguintes opções:
Sim: Ao selecionar esta opção, ao gerar uma Ordem de Produção só poderão ser colocados horários de Previsão de Início e Previsão de Término dentro dos horários cadastrados na opção “Configuração de dias e horários de produção” (Itens 8 e 9).
Não: Ao selecionar esta opção, não haverá nenhuma restrição/bloqueio de dias e horários para produção.
5 - Forma de calcular data de validade: Neste campo é possível selecionar qual será a forma de calcular a data de validade dos produtos produzidos. Existem as seguintes opções:
Campo Aberto: Ao selecionar esta opção, o campo de data de validade irá aparecer aberto para a edição sem nenhuma data pré carregada.
Período após apontamento: Ao selecionar esta opção, o campo de data de validade irá aparecer aberto para a edição com a data do apontamento mais o período em dias informado na composição (Importante: apesar do campo já ser apresentado preenchido, ele estará aberto para edição).
6 - Custo produção por Hora: Neste campo é possível informar qual será o custo da produção por hora.
7 - Tolerância (min): Neste campo é possível informar se haverá alguma tolerância em minutos.
8 - Dias da semana: Neste campo é possível informar se haverá algum dia da semana com bloqueio para Ordem de Produção. Neste campo é possível selecionar mais de um dia da semana, porém um por vez, ao selecionar um dia e definir um horário (item 9) clique em “Adicionar dias e horários” (item 10), e em seguida preencha o outro dia da semana que haverá bloqueio de produção.
Observação: preencher este campo caso tenha selecionado a opção “Sim” no item “4 - Bloqueio horário”.
9 - Período de…: Neste campo é possível definir um período de tempo onde haverá bloqueio para Ordem de Produção. Informar o horário relacionado ao dia da semana informado no item 8 - Dias da semana.
10 - Adicionar Dias e Horários: Clicar nesta opção após ter preenchido os itens 8 e 9, para adicionar o dia e horário informado para bloqueio de Ordem de Produção.
Financeiro
1 - Inserir registros conferidos na conciliação bancária: Ao selecionar esta opção, a pesquisa de fluxo de caixa realizado apresentará apenas registro de conciliação bancária conferida. Ao selecionar esta configuração, os registros da conciliação bancária serão automaticamente gerados com status de conferido.
2 - Enviar Observações para o Financeiro: Ao selecionar esta opção, ficará habilitado por padrão o envio de observações feitas em outros módulos para o módulo Financeiro.
3 - Cancelamento da conta sem abater valor da conta pai: Ao marcar essa opção, o tipo de cancelamento da conta será pré-selecionado por padrão a opção "Sem abatimento de valor".
5 - Integrar com Financeiro por padrão: Neste campo é possível deixar habilitado por padrão a integração do financeiro com outros módulos, gerando assim automaticamente uma conta a pagar ou uma conta a receber.
No item Boleto, é apresentada uma configuração para o módulo Boleto, referente ao tipo de impressão do documento. A opção selecionada ficará como padrão para a geração de boletos registrados. Existem as seguintes opções:
PDF Normal: Gera apenas o PDF do boleto sem nenhuma informação adicional.
PDF Fatura: Gera o PDF do boleto com as informações de produtos e/ou serviços.
Estoque
No item Estoque, são apresentadas configurações para o módulo Estoque, referente a saída de produtos que possuem lote, balança e estoque compartilhado entre matriz e filiais, etc.
1 - Sequência de baixa de estoque por lote: Neste campo é possível selecionar qual será a forma de saída do estoque para os produtos que tem lote e validade. Existem as seguintes opções:
FIFO: Primeiro produto a entrar é o primeiro a sair.
LIFO: Último produto a entrar será o primeiro a sair.
FEFO: Primeiro produto a vencer é o primeiro a sair.
2 - Não utilizar lote vencidos: Ao selecionar esta opção o sistema irá emitir um alerta e não permitirá a comercialização e utilização de produtos que estejam com o lote vencido.
3 - Utiliza balança normal ou rodoviária?: Ao selecionar esta opção será informado ao sistema que a empresa utiliza algum tipo de balança no estoque, seja normal ou rodoviária.
4 - Estoque compartilhado: Ao selecionar esta opção, ficará habilitada a opção de compartilhamento de estoque entre matriz e filiais.
5 - Replicar produtos entre as filiais: Essa opção somente será apresentada para a empresa Matriz que utiliza estoque compartilhado no sistema, onde ao cadastrar um produto na Matriz, o cadastro será replicado para as filiais.
6 - Criar requisição interna de entrada no fechamento da venda: Ao selecionar essa opção, no fechamento de uma venda, caso os produtos tenham solicitação de reserva, será criado uma requisição interna para que o estoque não fique negativado.
7 - Utilizar última composição de impostos cadastrado por padrão: Ao selecionar essa opção, o sistema pré-configura a composição dos impostos com a última configuração usada ao cadastrar um novo produto.
8 - Utilizar geração de código de produto de forma automática: Ao selecionar essa opção, o sistema deixará o campo Código desabilitado no cadastro de produto. Abaixo será apresentado um campo para informar o último código utilizado, esse código será usado como referência para gerar o próximo código automático nos produtos.
Importante: Após incluir o código inicial e salvar, o campo será desabilitado
CIOT
Sim: Ao selecionar esta opção, o tipo de emissão será gratuito pois o pagamento será feito através de transferência bancária.
Não: Ao selecionar esta opção, o tipo de emissão não será gratuito pois o pagamento será feito através do sistema e-Frete (IPC Administração).
E-commerce
1 - Loja E-commerce: Neste campo é obrigatório selecionar qual a loja virtual utilizada. Existem as seguintes opções:
Climba
WooCommerce
Loja Integrada
Tray
2 - URL API: Informe nesse campo a URL da sua empresa, ou seja, o link do site da sua empresa no e-commerce selecionado anteriormente.
3 - Token de Acesso: Informe neste campo o token que é gerado para a integração do e-commerce com o Totalerp. Ele é gerado dentro do sistema do e-commerce.
4 - Chave Secreta: A chave secreta é solicitada para o suporte do seu e-commerce, eles enviarão essa chave, e é só inserir para concluir a integração do sistema Totalerp com seu e-commerce.
Integração Fiscal
1 - Informar Tipo de Pagamento no módulo de emissão da NF-e: Ao marcar essa opção Tipo de Pagamento, será exibido um novo campo para preenchimento em Nova NF-e > Cobrança > Tipo de Pagamento.
Importante: O não preenchimento deste campo afetará a geração do arquivo de apoio acima citado.
2 - Obrigar o preenchimento de campos auxiliares no Cadastro de Produto: Ao marcar essa opção os seguintes campos serão obrigatórios para preenchimento no cadastro do produto:
Plano de Contas
Tipo Produto
Ainda na aba de Configurações, após ter preenchido todos os campos necessários, clique em Salvar.
Informações de Beneficiário do Boleto Registrado
1 - Carregar Minha Empresa: Ao clicar nesta opção, os dados cadastrais serão preenchidos automaticamente, conforme o que foi informado na aba Dados Principais.
2 - Dados Beneficiário: Caso tenha clicado no botão Carregar Minha Empresa, nesses campos serão apresentadas as informações conforme o que foi preenchido na aba de Dados Principais, caso ao contrário, será necessário inserir as informações da pessoa/empresa que será beneficiária do boleto registrado.
Ainda na aba de Informações de Beneficiário do Boleto Registrado, após ter preenchido todos os campos necessários, clique em Salvar.
Observação: Para que todas as alterações sejam realizadas com sucesso, clique em Sair (canto superior direito da tela) e realize o Login novamente no sistema.
Meu Contrato
Na aba Meu contrato, no item Informações Principais, é apresentado os dados referente ao seu contrato junto com a MWork (TotalERP), como por exemplo, o número do contrato, data de faturamento e de início, valor, etc.
No item Módulos Contratados, é apresentado os módulos e quantidade de usuários, documentos fiscais e boletos registrados contratados.
1 - Código: Neste campo é apresentado uma lista de códigos internos para cada módulo contratado.
2 - Descrição: Neste campo é apresentado uma lista com os nomes (descrições) dos módulos contratados.
3 - Franquia: Neste campo é apresentado a quantidade por módulo contratado e a quantidade de usuários e emissões de documentos fiscais e boletos registrados contratados.
4 - Valor por Excedente: Neste campo é apresentado o valor a ser cobrado, caso o número de emissões de documentos exceda a quantidade contratada (descrito no item 3).
Cobrança
No item Desbloqueio por Comprovação de Pagamento, é apresentado algumas opções para desbloqueio do sistema através de comprovação de pagamento.
1 - Ocorrências para Desbloqueio: Neste campo é apresentado algumas ocorrências possíveis, que necessitem da realização de desbloqueio por comprovante de pagamento.
2 - Alternativa 1: Neste campo é apresentado uma alternativa para realizar o desbloqueio do sistema por comprovação de pagamento através do sistema, porém esta opção só é permitida para desbloqueio do sistema, caso haja apenas uma conta em atraso.
3 - Anexar comprovante: Ao optar pela Alternativa 1 (item 2) e clicar nesta opção, é possível selecionar um comprovante de pagamento para realizar o desbloqueio do sistema.
4 - Enviar: Ao selecionar o comprovante de pagamento, clique nesta opção, para que o envio seja realizado.
5 - Alternativa 2: Neste campo é apresentado uma alternativa para realizar o desbloqueio do sistema por comprovação de pagamento através de e-mail ou telefone.
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