Como criar uma nova conta a receber

Como criar uma nova conta a receber

Para acessar o vídeo completo referente ao módulo financeiro clique no botão abaixo:


Vídeo: Módulo Financeiro

Caso deseje um passo a passo descritivo sobre criação de uma conta a receber, siga as orientações abaixo: 


Para realizar o lançamento de contas a receber, acesse Financeiro > Novo Recebimento.

 

No Novo Recebimento é possível realizar o lançamento de contas a receber da empresa, ou seja, algum valor que a empresa tenha a receber de um cliente, por exemplo.

 

No topo da tela do Novo Recebimento, a primeira coisa que é necessário informar é se a conta é única, parcelamento ou uma projeção. A função de cada uma é:


Única: Define a conta como única, ou seja, ela só vai ser paga uma única vez.
Parcelamento: Define que a conta terá mais de uma parcela, ou seja, ela vai ser dividida em varias outras contas.
Projeção: Define que aquela conta será replicada outras vezes.


Logo abaixo teremos os campos para preencher:
1 - Cliente : Neste campo é necessário inserir o responsável por pagar a conta. Clicando em é possível realizar um cadastro rápido de pessoa.
2 - Descrição: Neste campo é necessário inserir uma descrição ou Título para a conta.
3 - Valor da Conta: Neste campo é necessário informar o valor da conta.
4 - Forma de Pagamento: Neste campo é necessário selecionar a forma de pagamento da conta, por exemplo, dinheiro, cartão de débito, boleto, etc.

5 - Data Vencimento: Neste campo é necessário selecionar a data do vencimento do Recebimento.

6 - Conta Bancária / Caixa: Neste campo é possível selecionar a conta bancária ou caixa que será utilizado para realizar o recebimento desta conta. A conta bancária ou caixa devem estar previamente cadastrados, para realizar o cadastro acesse Financeiro > Cadastros > Conta para cadastrar a conta bancária ou Financeiro > Cadastros > Caixa para cadastrar o caixa.

Observação: Esse campo não é de preenchimento obrigatório, porém é recomendado selecionar uma conta bancária ou caixa para gerar relatórios e para facilitar na quitação de sua conta.

7 - Automação financeira: Neste campo é possível selecionar um Perfil financeiro. Observação: O perfil financeiro é uma configuração pré definida para facilitar o preenchimento de certas informações, como por exemplo, histórico, plano de contas, tipo de conta, centro de custo, etc. Para verificar como cadastrar um Perfil Financeiro clique aqui.
8 - Histórico: Neste campo é possível selecionar o histórico da conta. O histórico é utilizado para categorizar a conta, como por exemplo: água, luz, aluguel, salários, tarifas bancárias, etc. Esse campo não é de preenchimento obrigatório, porém é recomendado selecionar para gerar a análise do DRE Gerencial. O histórico deve estar previamente cadastrado, para verificar como realizar o cadastro de históricos, clique aqui.
Além dessas informações também serão exibidos valores como "Cobrado", "Pago" e "Diferença", mostrando o valor cobrado ao cliente, o quanto já foi pago e se há alguma diferença faltante.


Mais abaixo, na aba Informações de Datas e Valores, teremos alguns campos relacionados às datas incidentes na conta bem como os valores cobrados, pagos, de descontos ou acréscimos.

Informações da Conta:

1 - Plano de Contas: Neste campo é possível selecionar o plano de contas. O plano de contas é um conjunto de contas que representam os eventos e movimentações econômicas e financeiras que acontecem durante as atividades e operações de uma empresa. Portanto, o objetivo é nortear os trabalhos contábeis de registro das operações. No nosso sistema ele funciona basicamente como o histórico (campo 4), onde é possível definir a respeito do que se trata essa conta que está sendo lançada no sistema. A pesquisa de plano de contas é feita através do ícone . Para remover plano de contas selecionado, clique no ícone .

2 - Tipo Conta: Neste campo é possível selecionar o tipo de conta que está sendo gerada, como por exemplo, Despesa, Receita, etc.

3 - Status: Neste campo é apresentado o status da conta. Por padrão, o sistema sempre apresenta o status A VENCER, porém temos também as opções de VENCIDA, CANCELADA E QUITADA.


Datas:
1 - Data Emissão: Neste campo é apresentado por padrão a data atual, podendo ser alterada para outra data (inclusive retroativa). Essa data representa o "fato gerador", quando ocorreu a criação da cobrança do cliente, pode ser a data de uma venda ou emissão de documento fiscal.
2 - Data Prorrogação: Neste campo é possível selecionar uma data de prorrogação do vencimento do recebimento.
3 - Dias de Aceite do Pagamento: Neste campo podemos inserir uma quantidade de dias que vai ser somada ao valor de vencimento para que ao clicar em "Calcular dias de Aceite" defina o "Aceitar Pagamento Até". Esse campo é de uso exclusivo de cobranças geradas no TotalERP CASH.
4 - Aceitar Pagamento Até: Neste campo pode ser preenchido de duas formas, a partir do botão "Calcular dias de Aceite" ou digitando a data, este campo define a data limite para o TotalERP Cash aceitar o pagamento daquela conta.

5 - Data Lançamento: Neste campo é apresentado a data atual, ou seja, a data em que a conta a receber, está sendo criada no sistema.

6- Data Pagamento: Neste campo será apresentado a data do pagamento, após ser realizada a quitação da conta.

7 - Data Cancelamento: Neste campo será apresentado a data do cancelamento, caso a conta tenha sido cancelada.






Valores:
1 - Valor Documento: Neste campo é necessário informar o valor do documento (conta)
Obs: Este campo ele já atualiza conforme preenchido o campo "Valor da conta" anteriormente na página.
2 - Deduções: Neste campo é possível inserir o valor de deduções sobre o documento.

3 - Desconto: Neste campo é possível inserir o valor de desconto sobre o documento.

4 - Multa: Neste campo é possível inserir o valor de multa sobre o documento.

5 - Acréscimos: Neste campo é possível inserir o valor de acréscimos sobre o documento.

6 - Calcular multa: Nesse campo é possível inserir uma porcentagem de multa  a ser aplicada após o vencimento da conta.

7 - Calcular acréscimos: Nesse campo é possível inserir uma porcentagem mensal de acréscimos a ser aplicado após o vencimento da conta.

8 - Aplicar: Nesse campo é possível aplicar os valores calculados a partir dos percentuais preenchidos nos campos de Calcular multa e Calcular acréscimos na conta.

9  - Valor Cobrado: Neste campo é apresentado o valor cobrado (somando todos os valores apresentados anteriormente).

10 - Valor Pago: Neste campo é apresentado o valor pago, após realizar a quitação da conta (podendo ser uma quitação parcial ou total).

11 - Valor Diferença: Neste campo é apresentado o valor de diferença, ou seja, o valor faltante para pagamento caso o pagamento tenho sido parcial ou caso não tenha ocorrido o pagamento ainda.

 

 

Forma de Pagamento:

1 - Título / Documento: Neste campo é possível inserir o número referente a algum documento ou título relacionado a conta, por exemplo, número de boleto registrado, contrato, etc.

2 - Informações de Conta Bancária / Caixa: Neste campo é possível selecionar a conta bancária ou caixa que está previsto para receber o valor dessa conta.. A conta bancária ou caixa devem estar previamente cadastrados, para realizar o cadastro acesse Financeiro > Cadastros > Conta para cadastrar a conta bancária ou Financeiro > Cadastros > Caixa para cadastrar o caixa.

Observação: Esse campo não é de preenchimento obrigatório, porém é recomendado selecionar uma conta bancária ou caixa para gerar relatórios com as informações, e para facilitar na quitação de sua conta. Este campo é atualizado assim que você preenche o campo "Conta Bancária/Caixa" anteriormente na página.

 

 

Dependendo da forma de pagamento selecionada, o sistema irá habilitar novos campos para preenchimento como nos exemplos na imagem a seguir:

 

Exemplo 1 ( Boleto (a Prazo) ) :


Exemplo 2 (Duplicata (A prazo ) ):


 

Exemplo 3 (Cheque (A vista) ):


 

Caso seja selecionado a opção BOLETO (À PRAZO) na forma de pagamento, serão habilitados os campos para selecionar a conta bancária e o contrato boleto para emissão de boleto registrado:


No item Movimentações de Quitação, será possível realizar a quitação total ou parcial da conta.


 

Ao clicar no botão Quitar Total, será aberta uma modal sendo necessário preencher as seguintes informações:

1 - Data de Liquidação: Neste campo será apresentado a data atual, ou seja, a data em que a quitação está sendo realizada, podendo ser alterado conforme necessidade.

2 - Valor da Quitação: Neste campo será apresentado o valor total da conta para realizar a quitação.

3 - Informações de Conta Bancária / Caixa: Neste campo é necessário selecionar se o valor do recebimento será creditado em uma conta bancária ou em um caixa da empresa e em seguida selecionar qual a conta bancária / caixa correspondente. 

Observação: Caso tenha sido selecionado a conta bancária / caixa anteriormente, este campo automaticamente será preenchido com a conta/caixa informado, podendo ser alterado conforme necessidade.

 

 















Após realizar o preenchimento necessário, clique em Quitar Conta para retornar a tela de cadastro de conta a receber.

Observação Importante: As movimentações de quitação lançadas somente serão salvas ao salvar o cadastro da conta.


Ao clicar no botão Quitar Parcial, será aberto uma modal sendo necessário preencher as seguintes informações:

1 - Cliente: Neste campo é apresentado o nome do cliente/empresa de quem será recebido o valor desta conta.

2 - Descrição: Neste campo é apresentado a descrição da conta, conforme preenchido anteriormente.

3 - Histórico / Categoria: Neste campo é apresentado o histórico da conta, conforme preenchido anteriormente.

4 - Documento, Parcela / Número Sequencial: Neste campo é apresentado o número do documento/parcela que está sendo quitada e o número sequencial da conta.

 5 - Vencimento / Documento / Pago: Neste campo é apresentado a data de vencimento, o valor do documento, e se possui algum valor pago desta conta.

6 - Valores: Documento / Ajustado / Pago / Diferença: Neste campo é apresentado os valores do documento, ajustado, pago e diferença da conta.

7 - Desconto: Neste campo é apresentado o valor de desconto da conta (caso possua).

8 - Deduções: Neste campo é apresentado o valor de dedução da conta (caso possua).

9 - Acréscimos: Neste campo é apresentado o valor de acréscimo da conta (caso possua).

10 - Multa: Neste campo é apresentado o valor de multa da conta (caso possua).

11 - Valor Movimentação: Neste campo é necessário informar qual valor será realizado o pagamento parcial.

12 - Data Movimentação: Neste campo é apresentado a data atual, ou seja, a data em que a quitação está sendo realizada, podendo ser alterada conforme necessidade.

13 - Forma de Pagamento / Status: Neste campo é necessário selecionar a forma de pagamento e o status da quitação, que por padrão já vem selecionado na opção Quitada, podendo ser alterado para a opção A compensar.

Observação: Caso tenha sido selecionado a forma de pagamento anteriormente, o campo de forma de pagamento automaticamente será preenchido com a opção informada, podendo ser alterado conforme necessidade.

14 - Informações de Conta Bancária / Caixa: Neste campo é necessário selecionar se o valor de recebimento será creditado em uma conta bancária ou em um caixa da empresa e em seguida selecionar qual a conta bancária / caixa correspondente. 

Observação: Caso tenha sido selecionado a conta bancária / caixa anteriormente, este campo automaticamente será preenchido com a conta/caixa informado, podendo ser alterado conforme necessidade.




 

Após realizar o preenchimento necessário, clique em Lançar Movimentação para retornar a tela de cadastro de conta a receber.


Observação Importante: As movimentações de quitação lançadas somente serão salvas ao salvar o cadastro da conta.


No item Rateio, será possível inserir a informação do centro de custo relacionado a esta conta.



Ao clicar no botão Adicionar Centro de Custos Conta (Rateio), será necessário preencher os seguintes campos:


1 - Centro de Custo: Neste campo é necessário selecionar o centro de custo relacionado a esta conta.

Observação: O centro de custo deve estar previamente cadastrado, por padrão, o sistema já apresenta 3 opções cadastradas, sendo elas: Administrativo, Comercial e Operacional. Para verificar como realizar o cadastro de centro de custo, clique aqui.

2 - Percentual: Neste campo é necessário informar qual a porcentagem do valor da conta pertence a este centro de custo. Ao selecionar o centro de custo desejado, por padrão o sistema irá preencher com 100%, porém essa porcentagem pode ser alterada conforme necessidade. 

3 - Valor: Neste campo será apresentado o valor referente a porcentagem informada anteriormente (no campo 2) com base no valor total da conta.

4 - Arrendondamento: Neste campo, quando a divisão não resulte numa distribuição uniforme marque esta opção para o sistema realizar um arrendondamento do valor.

5 - Valor Cobrado / Soma Rateio / Diferença: Nestes campos serão apresentados os valores referente ao valor cobrado (valor total da conta a receber), soma rateio (valor informado neste centro de custo) e diferença (valor restante a ser atribuído a outro centro de custo).

6 - Adicionar Centro de Custos Conta (Rateio): Ao clicar neste botão, será possível adicionar mais um centro de custo a essa conta.




Na aba Informações Adicionais, teremos primeiramente o item Boletos Gerados:


Neste item é possível :
1 - : é possível gerar o PDF do boleto
2 - : é possível enviar o boleto para o e-mail do cliente.
3 - : é possível descartar o boleto, só será possível descartar o boleto que estiver com um dos seguintes status: emitido, falha ou rejeitado.
4 - : é possível solicitar Remessa de baixa do boleto.
5 - : é possível baixar a remessa de baixa ou a remessa de alteração do boleto
6 - Status/Contrato/Data/Valor/Cliente : É possível verificar informações de cada um desses diferentes tópicos do boleto, o status atual do boleto, número de boleto, vencimento, datas de geração de remessa, impressão de PDF, valores e cliente.

No item Informações Adicionais, será possível inserir alguma observação relacionada a esta conta ou ainda realizar a pesquisa de observações cadastradas no sistema. Clicando em "Enviar observações para o Boleto" ele vai registrar a observação no corpo do Boleto. Para verificar como realizar o cadastro de observações, clique aqui.



No item Instruções de boleto, é possível adicionar algumas informações complementares serão exibidos no corpo do boleto gerado pelo TotalERP CASH para orientação do Usuário final.

No item Links de Documentos, é possível referenciar outros documentos  externos ao TotalERP através de um Link e criar uma descrição para o mesmo.

No item E-mails de Aviso de Vencimento é possível ativar duas configurações:

1 - Lembrar-me: Ao selecionar esta opção, é possível informar a quantidade de dias antes do vencimento, e para qual e-mail o sistema irá enviar um lembrete referente a essa conta que está sendo gerada, informando que ela está para vencer.
2 - Lembrar cliente: Ao selecionar esta opção, é possível informar a quantidade de dias antes do vencimento, e para qual e-mail do cliente o sistema irá enviar um lembrete referente a essa conta que está sendo gerada, informando que ela está para vencer.

No item de Configuração de Envio Automático do Boleto é possível ativar a configuração:


  • Permitir envio de boleto ao cliente para o e-mail: Ao selecionar esta opção, é possível informar um e-mail para que o sistema realize o envio de boleto ao cliente. OBS: só é possível enviar o boleto via e-mail se essa configuração estiver ativa.


No item de Configuração de Envio Automático de PDFs ao Cliente é possível ativar outras duas configurações:

1 - Ao salvar a conta, enviar PDF da duplicata por e-mail: Ao selecionar esta opção, é possível informar um e-mail para que o sistema realize o envio da duplicata ao cliente assim que a conta for salva.

2 - Ao gerar recibo da conta, enviar o PDF do recebo por e-mail: Ao selecionar esta opção, é possível informar um e-mail para que o sistema realize o envio de recibo ao cliente assim que for gerado um recebo da conta.

Na aba Informações de Documento / Nota Fiscal, no item Informações de Documento / Nota Fiscal será possível inserir as seguintes informações:

1 - Documento Emitido: Neste campo é possível selecionar a checkbox para indicar que esse documento foi emitido.

2 - Documento Enviado: Neste campo é possível selecionar a checkbox para indicar que esse documento foi Enviado.

3 - Adicionar Documento Fiscal: Ao clicar neste botão será possível inserir as informações de algum documento (venda, nota fiscal, conhecimento de transporte, etc) relacionado a essa conta.



Ao clicar em Adicionar Documento Fiscal, será possível inserir as seguintes informações do documento:


1 - Tipo: Neste campo é possível selecionar qual o tipo de documento será inserido. Existem as seguintes opções:

  • NF (Nota Fiscal)

  • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

  • Outro Documento

  • NFS (Nota Fiscal de Serviço)

  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)

  • CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

  • Cupom Fiscal


2 - Informações Fiscais: Nestes campos será possível inserir as informações do documento, os campos serão alterados conforme o tipo de documento selecionado, como por exemplo, selecionando NF-e, além dos campos apresentados na imagem abaixo, será possível inserir também a chave de acesso.

Observação: Para inserir mais de um documento, será necessário clicar novamente no botão Adicionar Documento Fiscal.





Ao selecionar uma conta como Parcelamento ou Projeção, o sistema vai habilitar a Aba Parcelamento/Projeção. No item Quantidade/Frequência, será necessário preencher as seguinte informações:


1 - Quantidade de Parcelas/Projeções: Neste campo será necessário informar a quantidade de parcelas.

2 - Valor Aproximado de cada Parcela/Projeção: Ao informar a quantidade de parcelas o sistema irá calcular o valor aproximado de cada parcela e apresentar neste campo.

3 - Frequência dos Vencimentos: Neste campo será possível definir o intervalo do vencimento entre uma conta e outra. Essa frequência tem como base a ‘Data do primeiro vencimento’ informada. Caso seja informado ‘0’ (zero) o sistema irá calcular automaticamente o dia do vencimento conforme a data do primeiro vencimento informada, sendo um vencimento por mês sempre no mesmo dia independente se o mês possui 28, 29, 30 ou 31 dias, por exemplo:

  • 1º vencimento: 01/01/2021

  • 2º vencimento: 01/02/2021

  • 3º vencimento: 01/03/2021

E assim por diante, conforme o número de parcelas informado.

4- Atribuir arrendondamento na: Neste campo, caso a divisão das parcelas não dê uma distribuição uniforme, o sistema permite que seja definido em qual parcela ocorrerá um arrendondamento, seja na primeira ou na ultima parcela.



Ao selecionar a opção Repetir/Projetar, o sistema irá repetir (projetar) essa conta pela quantidade de vezes informada, nesse caso, serão lançadas outras contas no Gerenciar Recebimentos com as mesmas informações desta conta, porém com vencimentos diferentes.

Observação: Essa opção é geralmente utilizada para contas a pagar, para lançar despesas fixas da empresa, como por exemplo, água, energia elétrica, internet, aluguel, etc. Os valores de multa, juros, acréscimos ou descontos deverão ser informados manualmente nas outras contas geradas.

No item Quantidade/Frequência, será necessário preencher as seguinte informações:


1 - Quantidade de Parcelas/Projeções: Neste campo será necessário informar a quantidade de repetições (projeções).

2 - Valor Aproximado de cada Parcela/Projeção: Ao informar o valor do documento na 1ª aba (1 - Informações de Datas e Valores) o sistema irá replicar o valor e apresentar neste campo, indicando o valor de cada documento que será repetido.

3 - Frequência dos Vencimentos: Neste campo será possível definir o intervalo do vencimento entre uma conta e outra. Essa frequência tem como base a ‘Data do primeiro vencimento’ informada. Caso seja informado ‘0’ (zero) o sistema irá calcular automaticamente o dia do vencimento conforme a data do primeiro vencimento informada, sendo um vencimento por mês sempre no mesmo dia independente se o mês possui 28, 29, 30 ou 31 dias, por exemplo:

  • 1º vencimento: 01/01/2021

  • 2º vencimento: 01/02/2021

  • 3º vencimento: 01/03/2021

E assim por diante, conforme o número de repetições (projeções) informado.

4- Atribuir arrendondamento na: Neste campo, caso a divisão das parcelas não dê uma distribuição uni, o sistema permite que seja alterado em qual parcela ocorrerá um arrendondamento, seja na primeira ou na ultima parcela.



No item Opções de Incremento de Campos, caso tenha sido selecionado as opções Parcelar ou Repetir/Projetar, será necessário selecionar alguma das opções a seguir para incrementar o campo de Título/Documento e o campo Descrição.


1 - Incremento do campo Título / Documento: Existem as seguintes opções:

  • Letras

  • Número

  • Incremental


2 - Incremento do campo Descrição: Existem as seguintes opções:

  • Gerar descrição com referência ao mês de vencimento

  • Gerar descrição incrementando período inicial / final

  • Repetir o conteúdo do campo descrição

  • Gerar descrição com referência aos meses anteriores

  • Gerar descrição com referência aos meses futuros



Ao preencher as informações necessárias na conta, será possível visualizar como ficarão as próximas contas que serão geradas caso tenha sido selecionado a opção Parcelar ou Repetir/Projetar, clicando no botão Simular Parcelamento/Projeção.



Ao clicar no botão Simular Parcelamento/Projeção, será aberto uma modal apresentando as informações das contas que serão geradas.

Observação: Lembrando que para realizar essa simulação é necessário antes preencher todas as informações necessárias na conta.



A aba Contas Associadas fica bloqueada por padrão do sistema, ela só será habilitada assim que a conta for salva e caso tenha sido selecionado a opção Parcelar, pois nesta aba serão apresentadas as parcelas que foram geradas a partir desta conta. No caso essa conta que foi preenchida é a conta agrupadora (conta pai) e as contas que foram geradas a partir dela são as contas filhas.



A aba de Anexos fica bloqueada por padrão, ao salvar a conta ela será habilitada, essa aba tem como principal função a importação de arquivos que estão anexados aquela conta.

1 - Adicionar anexo: Este botão serve para selecionar o arquivo que deve ser anexado a conta.
2 - Histórico de Alterações: Este botão mostra todo o histórico de anexos da conta.

Após realizar o preenchimento necessário, clique em Salvar para gravar as alterações ou Recebimentos caso queira retornar à tela inicial de Gerenciar Recebimentos.




Após salvar a conta, a barra de botões apresenta algumas opções a mais como o número e status da conta (1) e o usuário de inclusão e alteração da conta (2)

No botão Boleto, você pode realizar ações referentes ao boleto que está vinculado a esse recebimento.
1 - Gerar boleto: Caso o boleto ainda não tenha sido criado nesse recebimento, utilize esse botão para criar um novo boleto.
2 - Imprimir boleto: Esse botão faz a impressão do PDF do boleto.
3 - Gerar remessa do boleto: Em emissões do formato manual, esse botão permite a geração do arquivo de remessa, que serve para ser importado no banco a fim de registrar o boleto.
4 - Descartar boleto: é possível descartar o boleto, só será possível descartar o boleto que estiver com um dos seguintes status: emitido, falha ou rejeitado.
5 - É possível solicitar Remessa de baixa do boleto.
6 - É possível fazer o download da remessa de baixa.

O botão de Impressão, permite que você imprima:
1 - A conta: um PDF com todas as informações relativas ao recebimento.
2 - A fatura: um resumo da cobrança que em geral é encaminhada ao cliente.
3 - Um recibo: um comprovante de pagamento ou recebimento dos valores descritos nessa conta.
4 - Uma duplicata: em caso a forma de pagamento desse recebimento tenha sido informado como duplicata.


No botão Ações será possível realizar alguns eventos referentes a esse recebimentos, são eles:
1 - Quitar conta: essa opção lança uma movimentação de quitação total na conta, baseado na data atual, valor cobrado e a conta bancária/caixa informados anteriormente.
2 - Cancelar conta: essa ação irá alterar o status da conta para cancelada e irá solicitar um motivo e data de cancelamento para registrar dentro do recebimento.
3 - Copiar conta: cria uma nova conta com os mesmos dados da conta em edição atualmente (com exceção da data de vencimento). Alterações não salvas na conta atual serão perdidas.
4 - Enviar e-mail: Envia o PDF da conta por e-mail de forma automática ao e-mail do cliente que está cadastrado.
5 - Enviar duplicata por e-mail: Envia a duplicata da conta (caso a forma de pagamento seja Duplicata) ao e-mail do cliente que está cadastrado.

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