Como Realizar um Cadastro Utilizando o  Auxiliar para Cadastro de Contas a Pagar

Caso deseje um passo a passo descritivo sobre como utilizar a ferramenta de auxílio para cadastro de contas a pagar, siga as orientações abaixo: 

Para realizar o cadastro da conta, acesse Financeiro > Gerenciar Pagamentos > Novo Cadastro > Auxiliar de Cadastro de Contas a Pagar.

Passo 1 - Tipo de Cadastro - É o formato em que a conta será cadastrada, podendo cadastrar apenas uma conta modelo simples, diversas parcelas com valores diferentes ou com o mesmo valor.

Neste artigo ensinaremos a opção 1, Conta Única.

1 - Conta Única: Será criada apenas uma conta a pagar em seu sistema.

Selecione esta primeira opção e clique em Próximo passo. 

Passo 2 - Informações Principais - Neste aba são informações básicas e obrigatórias da conta, como favorecido, descrição, datas, etc.

1. Favorecido: Neste campo é possível realizar a pesquisa de pessoas já cadastradas no sistema através do CNPJ/CPF, Nome, Razão Social ou Nome Fantasia.
2. Perfil Financeiro: É possível utilizar o perfil financeiro para realizar o preenchimento das informações na conta. O perfil financeiro é uma configuração pré definida para facilitar o preenchimento de certas informações, como por exemplo o histórico, plano de contas, tipo de conta, centro de custo, lembretes por e-mail, etc.
   
3. Descrição: Neste campo é necessário inserir uma descrição para a conta, um nome que deixe fácil de identificar do que se trata essa conta depois.
4. Data Emissão: Neste campo é apresentado por padrão a data atual, podendo ser alterada para outra data (inclusive retroativa).
5. Data Vencimento: Neste campo é necessário selecionar a data do vencimento da conta.
6. Data Prorrogação: Neste campo é possível selecionar uma data de prorrogação do vencimento da conta.
7. Título / Documento: Neste campo é possível inserir o número referente a algum documento ou título relacionado a conta, por exemplo, número de boleto registrado, contrato, etc.
8. Informações de Conta Bancária / Caixa: Neste campo é possível selecionar a conta bancária ou caixa que será utilizado para realizar o pagamento dessa conta. A conta bancária ou caixa devem estar previamente cadastrados, para realizar o cadastro acesse Financeiro > Cadastros > Conta para cadastrar a conta bancária ou Financeiro > Cadastros > Caixa para cadastrar o caixa.
9. Forma de Pagamento: Neste campo é necessário selecionar a forma de pagamento da conta, por exemplo, dinheiro, cartão de débito, boleto, etc.

Com os dados preenchidos clique em Próximo passo.

Passo 3 - Valores - Nesta aba são inseridos os dados referentes ao valor desta conta, valor do documento, desconto, acréscimo, etc.

1. Valor do Documento: Neste campo precisa ser informado o valor da conta.
2. Valor do Desconto: Neste campo é apresentado o valor de desconto da conta (caso possua).
3. Valor de Dedução: Neste campo é apresentado o valor de dedução da conta (caso possua).
4. Valor de Acréscimos: Neste campo é apresentado o valor de acréscimo da conta (caso possua).
5. Valor da Multa: Neste campo é apresentado o valor de multa da conta (caso possua).

Rateio por Centro de Custo: 

1. Adicionar Centro de Custo Conta: Ao clicar nesse botão para adicionar um centro de custo será aberta a opção para selecionar um centro de custo
   

1. Centro de Custo: Neste campo é necessário selecionar o centro de custo relacionado a esta conta. Observação: O centro de custo deve estar previamente cadastrado, por padrão, o sistema já apresenta as opções cadastradas. Para verificar como realizar o cadastro de centro de custo, clique aqui.
2. Percentual: Neste campo é necessário informar qual a porcentagem do valor da conta pertence a este centro de custo. Ao selecionar o centro de custo desejado, por padrão o sistema irá preencher com 100%, porém essa porcentagem pode ser alterada conforme necessidade.
   
3. Valor: Neste campo será apresentado o valor referente a porcentagem informada anteriormente (no campo 2) com base no valor total da conta.
4. Arredondamento: Caso a divisão dos valores entre centro de custos não resulte em uma distribuição uniforme, marque essa opção para o sistema configurar o centro de custo selecionado para o arredondamento automático.

Com os dados preenchidos clique em Próximo passo.

Passo 4 - Informações Gerenciais - Nesta aba serão mostradas as informações gerenciais que já informamos anteriormente, que são as formas de classificar a conta e rateio de seus valores para a apresentação delas em indicadores.

Informações Principais da Conta: São as informações que já preenchemos nos passos anteriores:

Informações Gerenciais:

1. Perfil Financeiro: É possível utilizar o perfil financeiro para realizar o preenchimento das informações na conta. O perfil financeiro é uma configuração pré definida para facilitar o preenchimento de certas informações, como por exemplo, histórico, plano de contas, tipo de conta, centro de custo, lembretes por e-mail, etc.
2. Plano de Contas: Neste campo é possível selecionar o plano de contas. O plano de contas é um conjunto de contas que representam os eventos e movimentações econômicas e financeiras que acontecem durante as atividades e operações de uma empresa. Portanto, o objetivo é nortear os trabalhos contábeis de registro das operações. No nosso sistema ele funciona basicamente como o histórico (campo 4), onde é possível definir a respeito do que se trata essa conta que está sendo lançada no sistema. A pesquisa de plano de contas é feita através do ícone . Para remover plano de contas selecionado, clique no ícone .
3. Histórico: Neste campo é possível selecionar o histórico da conta. O histórico é utilizado para dar uma definição a conta, como por exemplo, água, luz, aluguel, salários, tarifas bancárias, etc. Observações: Esse campo não é de preenchimento obrigatório, porém é recomendado selecionar para gerar a análise do DRE Gerencial. O histórico deve estar previamente cadastrado, para verificar como realizar o cadastro de históricos, clique aqui.
4. Tipo de Conta: O tipo de conta é uma classificação referente a indicação da conta ser uma receita ou uma despesa.

Rateio por Centro de Custo:

1. Centro de Custo: Neste campo é necessário selecionar o centro de custo relacionado a esta conta. Observação: O centro de custo deve estar previamente cadastrado, por padrão, o sistema já apresenta as opções cadastradas. Para verificar como realizar o cadastro de centro de custo, clique aqui.
2. Percentual: Neste campo é necessário informar qual a porcentagem do valor da conta pertence a este centro de custo. Ao selecionar o centro de custo desejado, por padrão o sistema irá preencher com 100%, porém essa porcentagem pode ser alterada conforme necessidade.
3. Valor: Neste campo será apresentado o valor referente a porcentagem informada anteriormente (no campo 2) com base no valor total da conta.
4. Arredondamento: Caso a divisão dos valores entre centro de custos não resulte em uma distribuição uniforme, marque essa opção para o sistema configurar o centro de custo selecionado para o arredondamento automático.

Observações:

1. Observações: Será possível inserir alguma observação relacionada a esta conta.
2. Pesquisar Observações:  Pode-se realizar a pesquisa de observações cadastradas no sistema. Para verificar como realizar o cadastro de observações, clique aqui.

Após preenchimento dos dados, clique em Próximo Passo.

Passo 5 - Documentos Vinculados - Os documentos vinculados são as vendas, notas fiscais, conhecimentos de transporte, dentre outros documentos, que indicam a origem da conta cadastrada.

1. Documento Recebido: Neste campo é possível selecionar a checkbox para indicar que esse documento foi recebido.
2. Adicionar Documento Fiscal: Ao clicar neste botão será possível inserir as informações de algum documento relacionado a essa conta.

Ao clicar em Adicionar Documento Fiscal, será possível inserir as informações do documento fiscal escolhido:

1. Tipo de Documento: Neste campo é possível selecionar qual o tipo de documento será inserido nesta conta. Existem as seguintes opções:
2. NF (Nota Fiscal)
3. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
4. Outro Documento
5. NFS (Nota Fiscal de Serviço)
6. NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)
7. CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
8. Cupom Fiscal

Após preencher o passo 5, clique em Próximo Passo;

Passo 6 - Automações - Serve como um controle de avisos por e-mail para alertar do futuro vencimento da conta.

1. Lembrar-me: Será possível configurar um lembrete, ou seja, ao marcar a checkbox será possível informar a quantidade de dias antes do vencimento, e para qual e-mail o sistema irá enviar um lembrete referente a essa conta que está sendo gerada, informando que ela está para vencer.
2. Dias para vencimento: Informe a quantidade de dias antes do vencimento que deseja receber um lembrete para pagar essa conta.
3. E-mails para recebimento: Informe o/os e-mails que será recebido  o lembrete. Pode ser informado mais de um e-mail, sem superar o máximo de 3 e-mails, separando-os e-mails por vírgula. Exemplo: joao@empresa.com.br, maria@empresa.com.br
   

Após preencher todos os dados do cadastro, clique em Finalizar.

Após finalizar, será cadastrado o produto e aparecerá a seguinte mensagem.