Para criar uma ordem de compra, acesse Compras > Nova Compra.

A ordem de compra é um documento enviado para o fornecedor para formalizar uma transação de compra. Ele é utilizado como base para o gerenciamento de compras, entrada e faturamento de produtos e fornece à equipe de compras, finanças ou operações a documentação necessária para rastrear e identificar as encomendas de forma mais eficiente.

No topo da tela da ordem de compras, é possível visualizar e inserir as seguintes informações referente a compra:

1 - Ordem de Compra Número: Neste campo é apresentado a informação “Automático”, assim que a ordem de compra for salva, o sistema irá adicionar um número sequencial a essa ordem de compra.

2 - Emissão: Neste campo é apresentado a data da emissão da ordem de compra (conforme a data atual, podendo ser alterado).

3 - Data Prevista de Entrega: Neste campo é possível selecionar a data que a entrega está prevista para ocorrer.

4 - Status: Neste campo é apresentado da ordem de compra. Existem as seguintes opções:

• : Aguardando Aprovação

• : Aprovada

• : Enviado ao fornecedor

• : Aguardando Entrega
  

• : Produto Entregue

• : Entrega Parcial

• : Cancelada

Na aba Informações Ordem de Compra, no item Informações Ordem de Compra, é possível inserir as seguintes informações:

• : Ao clicar nesse ícone, é possível limpar dados do fornecedor informado.

• : Ao clicar nesse ícone, é possível realizar a pesquisa de todos os fornecedores cadastrados no sistema.

• : Ao clicar nesse ícone, é possível realizar um cadastro de pessoa (fornecedor). 

No item 1.2 Informações de Entrega, é apresentado as seguintes informações:

1 - Entregar para: Neste campo é necessário selecionar se a entrega dos produtos será realizada no endereço da sua empresa ou em outro endereço (terceiros).

2 - Frete: Neste campo temos as seguintes opções para selecionar:

• Pago (CIF): Nesta opção a contratação do frete é por conta do remetente, ou seja, o frete será pago pelo seu fornecedor.

• À pagar (FOB): Nesta opção a contratação do frete é por conta do destinatário, ou seja o frete será pago pela sua empresa.

3 - Local de Entrega: Neste campo caso permaneça selecionado a opção Minha Empresa (no campo 1), será apresentado o CNPJ e a Razão Social da sua empresa, porém caso seja alterado para a opção Terceiros (no campo 2), será necessário informar o nome da empresa/pessoa que irá receber a mercadoria, podendo realizar a pesquisa de pessoas cadastradas através do ícone .

4 - Endereço de Entrega / Número / Bairro / CEP / UF / Município: Nestes campos será apresentado o endereço da sua empresa ou da pessoa/empresa terceiro, conforme o que foi selecionado nos campos anteriores.

No item 1.3 Observações, é possível inserir alguma observação na sua ordem de compra, ou ainda é possível realizar a pesquisa de observações cadastradas no sistema (Para realizar o cadastro de observações acesse Administrativo > Cadastros > Observações).

Na aba Produtos, no item Produtos, existem as seguintes opções:

1 - Adicionar Produto: Ao clicar neste botão é possível realizar a pesquisa de produtos já cadastrados no sistema.

2 - Adicionar Produto Sem Cadastro: Ao clicar neste botão é possível inserir informações de um produto não cadastrado no sistema.

3 - Adicionar Lista de Produtos: Ao clicar neste botão é possível selecionar uma lista de produtos já cadastrada no sistema (Para cadastrar uma lista de produtos acesse Compras > Cadastros > Lista).

4 - Novo Produto: Ao clicar neste botão é possível realizar o cadastro de um novo produto.

5 - Ordenar Lista: Ao clicar neste botão é possível organizar a lista em ordem alfabética.

No item Totalizadores, são apresentadas as seguintes informações:

• Total Frete

• Total Desconto

• Outras Despesas

• Total Produtos

• Total IPI

• Total O.C. (Ordem de Compra)

Na aba Faturar, no item 3.1 Faturamento, é possível inserir as seguintes informações:

      1 - Forma de Pagamento: Neste campo é necessário selecionar a forma que será realizado o pagamento.

      2 - Forma de Parcelamento: Caso seja selecionado uma forma de pagamento a prazo, será necessário selecionar uma forma de parcelamento (Exemplo: 2 parcelas, 3 parcelas, Entrada + 4 parcelas, etc). É possível realizar o cadastro de uma forma de parcelamento através do ícone .

      3 - Faturar para: Neste campo é necessário selecionar se a compra será faturada para Minha empresa (no caso sua empresa) ou Terceiros. 

      4 - CNPJ ou CPF / Razão Social: Neste campo é apresentado o CNPJ/CPF e Razão Social caso seja selecionado a opção Minha empresa (no campo 3) ou é possível informar o CNPJ/CPF e Razão Social de terceiros caso seja selecionado a opção Terceiros (no campo 3).

Após realizar o preenchimento necessário, clique em “Salvar” ou “Salvar e Voltar” caso queira retornar à tela inicial do Gerenciar Compras.

Após salvar a sua ordem de compra, no botão Ações existem as seguintes opções:

• Copiar

• Aprovar

• Cancelar

• Enviar E-mail (Ordem Compra PDF)

• Enviar E-mail (Ordem Compra Planilha)

• Enviar E-mail (Planilha Cotação)

• Planilha

• Planilha Ordem Compra

• Planilha Cotação

No ícone é possível visualizar o nome do usuário, data e horário da inclusão desta ordem de compra.

Após salvar a sua ordem de compra será necessário realizar as seguintes ações a seguir:

Observação: Essas ações são realizadas através do módulo Compras, em Gerenciar Compras ao pesquisar as ordens de compra.

• 1 - Aprovar Compra - Neste passo, o usuário que tiver permissão irá autorizar/aprovar a ordem de compra.

• 2 - Enviar Compra ao Fornecedor - Neste passo, a ordem de compra será encaminhada por e-mail ao seu fornecedor, sendo assim, é necessário inserir um e-mail no cadastro do seu fornecedor.

• 3 - Confirmar Compra - Neste passo, assim que o fornecedor informar que a compra pode ser realizada, será necessário confirmar a compra no sistema.

• 4 - Controlar Produtos Entregues - Neste passo, será necessário confirmar se todos os produtos solicitados foram entregues.

• 5 - Gerenciar Entrada no Estoque (XML) - Neste passo, assim que todos os produtos forem entregues, será possível realizar a entrada dos produtos no sistema para realizar a movimentação no seu estoque (esse passo é opcional, porém recomendado).