Como anexar arquivos em seu pagamento/recebimento
Hoje é possível adicionar arquivos ou imagens em anexo aos pagamentos e recebimentos lançados no TotalERP. Esses arquivos podem ser comprovantes de pagamentos, contratos ou comprovantes de entrega vinculados ao pagamento ou recebimento, além de poder ser de tipos diferentes como imagens, planilhas ou arquivos em PDF. Abaixo mostraremos como anexar esses arquivos nas contas a pagar/receber.
Pré requisitos
Para utilizar o anexo de documentos é necessário ter contratado um espaço de armazenamento desses documentos além de ter acesso ao módulo Financeiro no TotalERP.
Anexando os arquivos
Antes de anexar um arquivo, é necessário ter a conta a pagar/receber já salva no TotalERP.
Para anexar os arquivos às suas contas a receber, acesse o módulo Financeiro > Gerenciar Recebimentos (ou Gerenciar Pagamentos caso deseje anexar um arquivo às suas contas a pagar). Pesquise pela conta a receber que deseja anexar o arquivo usando os filtros e em seguida clique no botão Editar conforme a imagem abaixo:
Navegue até a aba 7 - Anexos e clique no botão Adicionar Anexo
Importante: Você pode adicionar até 5 arquivos numa mesma conta a pagar/receber e o tamanho de cada um dos arquivos não pode ultrapassar 5 MB. Além disso, você pode importar arquivos com as seguintes extensões: JSON, XML, TXT, ZIP, DOCX, ODT, XLSX, XLS, ODS, JPEG, JPG, PNG e PDF.
Clique no botão Escolher arquivo e selecione o arquivo que deseja anexar no recebimento.
Após isso, adicione uma descrição para o anexo, algo simples de identificar do que se trata e clique no botão Salvar.
O anexo ficará disponível junto das informações da conta e se necessário você pode baixar a partir do ícone de download.
Caso deseje remover algum dos arquivos anexados clique no ícone de excluir na linha do anexo que deseja remover.
Importante: após terminar a inclusão/remoção dos anexos é necessário salvar a conta a receber para gravar as alterações nos anexos.
Baixando os arquivos
Para consultar posteriormente esses anexos, também é possível fazer direto pelo resumo da conta. Para isso acesse o módulo Financeiro > Gerenciar Recebimentos e pesquise pela conta desejada, clique no número da conta.
Ao final do resumo, clique em Anexos e comprovantes, você terá a lista dos documentos anexados disponíveis para download.
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